Pregunta: Tutorial 5 Tema Análisis cualitativo de procesos Preguntas Pregunta 1 Considere el siguiente proceso para la admisión de estudiantes de posgrado en una universidad. Para solicitar la admisión, los estudiantes primero completan un formulario en línea. Las solicitudes en línea se registran en un sistema de

Tutorial 5

Tema

Análisis cualitativo de procesos

Preguntas

Pregunta 1

Considere el siguiente proceso para la admisión de estudiantes de posgrado en una universidad.

Para solicitar la admisión, los estudiantes primero completan un formulario en línea. Las solicitudes en línea se registran en un sistema de información al que tienen acceso todos los funcionarios involucrados en el proceso de admisión. Después de que un estudiante haya enviado el formulario en línea, se genera un documento PDF y se le pide al estudiante que lo descargue, lo firme y lo envíe por correo postal junto con los documentos requeridos, que incluyen:

Copias certificadas de títulos y expedientes académicos anteriores.

Resultados de la prueba de idioma inglés.

Currículum vitae.

Cuando estos documentos son recibidos por la oficina de admisiones, un oficial verifica que estén completos. Si falta algún documento, se envía un correo electrónico al estudiante. El estudiante tiene que enviar los documentos faltantes por correo. Suponiendo que la solicitud esté completa, la oficina de admisiones envía las copias certificadas de los títulos a una agencia de reconocimiento académico, que verifica los títulos y evalúa su validez y equivalencia en términos de los estándares educativos locales. Esta agencia requiere que todos los documentos le sean enviados por correo, y todos los documentos deben ser copias certificadas de los originales. La agencia también envía su evaluación a la universidad por correo. Suponiendo que la verificación del título sea exitosa, un oficial de la oficina de admisiones verifica en línea los resultados de la prueba de idioma inglés. Si no se puede verificar la validez de los resultados de la prueba de idioma inglés, se rechaza la solicitud (dichas notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico). Una vez validados todos los documentos de un determinado alumno, la oficina de admisiones remite estos documentos por correo interno a la comisión académica correspondiente, encargada de decidir sobre la admisión o no. El comité toma su decisión en base a las transcripciones académicas y el CV. El comité se reúne una vez cada 2 o 3 semanas y examina todas las solicitudes que están listas para la evaluación académica en el momento de la reunión. Al final de la reunión del comité, el presidente del comité notifica a la oficina de admisiones los resultados de la selección. Esta notificación incluye una lista de candidatos admitidos y rechazados. Unos días después, la oficina de admisiones notifica el resultado a cada candidato por correo electrónico. Además, los candidatos seleccionados reciben una carta de confirmación por correo.

¿Qué pasos puedes extraer de este proceso? Clasifique estos pasos en VA, BVA y NVA.

Pregunta 2

Considere el proceso de admisión a la universidad descrito en la Pregunta 1.

Uno de los problemas que enfrenta la universidad es que los estudiantes tienen que esperar demasiado para saber el resultado de la solicitud (especialmente para los resultados exitosos). A menudo sucede que cuando un estudiante es admitido, el estudiante ha decidido ir a otra universidad (los estudiantes envían múltiples solicitudes en paralelo a muchas universidades). Analice las causas de este problema utilizando un diagrama de causa-efecto.

Pregunta 3

Considere el proceso de admisión a la universidad descrito en la Pregunta 1.

Analice el problema descrito en la Pregunta 2 (es decir, si los estudiantes tienen que esperar demasiado para saber el resultado de su solicitud, especialmente para los resultados exitosos), utilizando un diagrama de por qué.

Pregunta 4

Escriba un registro de problemas para el proceso de admisión a la universidad y el problema descrito en la Pregunta 2 (es decir, que los estudiantes tienen que esperar demasiado para conocer el resultado de su solicitud, especialmente para los resultados exitosos).

Pregunta 5

Considere el proceso de admisión a la universidad descrito en la Pregunta 1.

Complete la Tabla 1 a continuación utilizando las quejas enumeradas. Enumere primero los problemas de admisión más frecuentes. Prepare un gráfico de Pareto usando el Gráfico 1 basado en la información de la Tabla 1, alternativamente use MS Excel para preparar el gráfico de Pareto.

El sistema de solicitud en línea es lento: 100 quejas

Carta de confirmación no recibida – 20 quejas

La verificación del título lleva demasiado tiempo: 120 quejas

La oficina de admisiones no cumple con lo prometido: 40 quejas

Tabla 1:

Gráfico 1:

Quejas de admisiones

Pregunta 6

Considere el proceso de admisión a la universidad descrito en la Pregunta 1.

Use la lista provista en la Pregunta 5. Registre cada problema en la Tabla 2 y clasifique cada problema usando la tabla PICK de cuatro cuadrantes, que se describe a continuación.

Posible (pago bajo, fácil de hacer): problemas que se pueden abordar si hay suficientes recursos para hacerlo.

Implementar (alta rentabilidad, fácil de hacer): cuestiones que definitivamente deben implementarse como una cuestión de prioridad.

Desafío (alta recompensa, difícil de hacer): problemas que deben abordarse pero que requieren una cantidad significativa de esfuerzo. En general, uno elegiría uno de estos desafíos y se concentraría en él en lugar de abordar todos o varios desafíos a la vez.

Matar (bajo rendimiento, difícil de hacer): problemas que probablemente no vale la pena abordar o al menos no en toda su extensión.

Tabla 2

Pregunta 7

Considere el proceso de admisión a la universidad descrito en la Pregunta 1.

Use las quejas de admisión clasificadas en la Tabla 2, para crear una tabla PICK usando la Tabla 2, alternativamente use MS Excel para preparar la tabla PICK.

Cuadro 2