Pregunta: Thompson Packaging es una empresa familiar con sede en Rhode Island. Thompson Packaging se especializa en la producción de materiales de empaque personalizados para fabricantes, en particular, la industria de la joyería. Además de los materiales de embalaje estándar, como cajas y tubos, Thompson Packaging produce materiales de embalaje de exhibición

Thompson Packaging es una empresa familiar con sede en Rhode Island. Thompson Packaging se especializa en la producción de materiales de empaque personalizados para fabricantes, en particular, la industria de la joyería. Además de los materiales de embalaje estándar, como cajas y tubos, Thompson Packaging produce materiales de embalaje de exhibición inusuales. Thompson Packaging se originó en respuesta a un nicho de mercado para el sector de fabricación de joyas que alguna vez fue una parte vital de la economía de Rhode Island.

Con la reducción del sector de fabricación de joyas en Rhode Island, Thompson Packaging hizo un esfuerzo concertado para expandir su mercado a otros sectores de fabricación, primero en Rhode Island y luego en la región más amplia del sur de Nueva Inglaterra. Los primeros esfuerzos incluyeron una mayor publicidad, una presencia en más ferias comerciales y un aumento en la fuerza de ventas, con énfasis en llamadas en frío a clientes potenciales. Esta estrategia funcionó en los años 80 y mediados de los 90. El crecimiento se estancó después de mediados de los 90.

En 2009, la próxima generación de Thompson se unió a la empresa con la incorporación de Julia Thompson como vicepresidenta de Thompson Packaging. Julia Thompson, graduada de la escuela de negocios de la Universidad de Rhode Island, está llena de ideas para llevar a Thompson Packaging al siglo ^XXI y expandir la base de clientes a nivel nacional. Ella y su padre, George Thompson, presidente de Thompson Packaging, tienen ideas diferentes sobre los caminos a seguir para asegurar la salud fiscal de la empresa. Aunque ambos están de acuerdo en que la base de clientes necesita una expansión, no están de acuerdo sobre cuán grande debe ser esta expansión. Julia también quiere implementar un sistema de información que pueda proporcionar un entorno fluido, eficiente y fácil de usar para su negocio, con un componente basado en la web para que los clientes realicen y realicen un seguimiento de los pedidos. Hasta ahora, el personal de ventas y oficina ha estado utilizando una serie de hojas de cálculo con macros para tomar pedidos, generar detalles de pedidos para producción y generar facturación. Recientemente, el departamento financiero se ha movido a un paquete de software que maneja cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y tiene capacidades de expansión. George entiende y puede trabajar con hojas de cálculo, pero cualquier cosa más allá de lo que se le demostró ha recibido una respuesta negativa, debido a su limitado nivel de comodidad con la tecnología. También le preocupa el impacto que un sistema de información podría tener en su fuerza laboral, algunos de los cuales han estado en la empresa por más tiempo que él y la mayoría de los cuales tienen conocimientos limitados de computadoras. La producción real del producto ha sido informatizada y George duda en ir mucho más allá con TI. Está a favor de agregar vendedores adicionales y expandir el mercado a lo largo de la costa este.

Julia quiere que Thompson Packaging avance hacia una presencia en línea y un mercado nacional. Está interesada en explorar la posibilidad de reducir la fuerza de ventas tradicional e introducir una presencia en la Web que brinde información sobre los productos y permita a los clientes potenciales usar applets en línea para probar diseños virtuales.

John McClean, el director de ventas, está preocupado por la dirección que le interesa explorar a Julia. Ha estado en la empresa desde el primer día y apoya las ideas de George Thompson para aumentar las ventas mediante la expansión de la fuerza de ventas y el área geográfica objetivo. Reconoce que el personal de ventas apoya la introducción de un sistema de información y que su indecisión se debe en gran medida a su incomodidad con la tecnología. También reconoce que los clientes han expresado su frustración con el tiempo necesario para obtener información para ellos, porque las cotizaciones a menudo pueden requerir un tiempo de respuesta de un día o más.

A Anna McNally, directora de finanzas, le gustaría ver una solución más integrada para seguir los pedidos desde las cotizaciones hasta la entrega y la facturación. Ella señala que con las múltiples soluciones que se utilizan actualmente para los diversos componentes de las órdenes, se pueden introducir errores en varios puntos del proceso, cada vez que la información pasa de una solución a otra.

Dennis Martin, el director de operaciones, está contento con el proceso de producción computarizado actual, aunque se implementó hace varios años y no se actualizó. Le preocupa el hecho de que el vínculo entre las hojas de cálculo utilizadas para recopilar los datos del pedido y el sistema que controla la producción real del empaque permite que se introduzcan errores, porque el vínculo no está automatizado. El resultado de esto ha sido que algunas corridas de producción han sido incorrectas debido a un error humano. Dennis no quiere ver un cambio en el proceso de producción en sí, pero si el software que están usando para controlar la maquinaria se puede actualizar para permitir la vinculación automática entre las ventas y la producción, lo apoyaría.

George y Julia han decidido contratar a un analista de sistemas para que evalúe su situación comercial y si tiene sentido o no implementar una solución de TI para algunas o todas sus necesidades comerciales. George ha decidido que Julia será la principal persona de contacto para esto, porque no tiene los antecedentes que considera necesarios para tomar decisiones informadas de manera oportuna. Contrataron a Robert Hanover, un analista de sistemas que hace mucho trabajo para fabricantes de pequeña escala.

Julia, George, John, Anna, Dennis y Robert se sientan a hablar sobre el negocio y, sobre todo, sobre las áreas que Julia considera que podrían beneficiarse más de un sistema de TI.

Julia: Robert, creo que el problema más importante para nuestra empresa es encontrar una solución para la naturaleza fragmentada del proceso que sigue a los pedidos desde que se colocan hasta que se completan. Actualmente contamos con diferentes soluciones para estimar pedidos, tomar pedidos, producir el empaque, rastrear el empaque a través del proceso de producción y entrega, y facturar al cliente. Cada uno de estos subprocesos es independiente y distinto, y gran parte de la información que sigue a un orden de principio a fin debe ingresarse varias veces a lo largo del proceso. Tenemos que encontrar una solución que sea más eficiente tanto para la empresa como para el cliente.

John: Bueno, usted sabe que no soy experto en tecnología, pero escuché de mi fuerza de ventas que debemos hacer algo. Los representantes de ventas se sienten frustrados porque los clientes no pueden verificar fácilmente los pedidos u obtener estimaciones sin trabajar con el representante de ventas o alguien en la oficina central. Se les dice que muchas otras compañías les brindan la capacidad de obtener estimaciones y verificar los pedidos por sí mismos a través de algún sistema basado en computadora. Los clientes parecen ser mucho más autosuficientes y tener más prisa ahora que antes. Nuestro sistema dependiente de representantes nos está poniendo en desventaja.

Anna: Estoy muy contenta con mi nuevo software que maneja cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Mi preocupación en este momento es que la facturación todavía se genera fuera de este software, y mover la información de la factura a las cuentas por cobrar requiere varios pasos para preparar y exportar la información. Cada paso tiene el potencial de introducir errores porque depende de la intervención humana. ¿Por qué no podemos transferir esta información mediante un proceso automatizado que elimine el elemento humano y, por lo tanto, los errores?

Dennis: Estoy en el mismo barco que Anna. Estoy bastante contento con mi sistema de producción y no quiero que eso cambie. Mi preocupación es el vínculo entre la producción y las ventas, debido a la posibilidad de que se introduzcan errores. Sé que el proveedor que nos vendió el sistema de producción ha llamado un par de veces sobre actualizaciones, pero nunca lo hemos buscado. ¿Quizás este podría ser el momento de averiguar más, en el contexto de un nuevo SI?

George: Todos ustedes saben cuál es mi posición en esto. Construimos esta empresa con buenas personas, y no quiero reemplazar a las personas con computadoras. ¿Es eso lo que sucedería si trajéramos uno de estos sistemas de información? Quiero que esta empresa siga cuidando a sus empleados, aunque eso signifique que crezcamos un poco menos. No quiero ver trabajos en la tabla de cortar.

Después de la reunión, Julia le pidió a Robert que pusiera por escrito sus impresiones de la reunión. Está interesada en formalizar los objetivos de la empresa, planificar cómo alcanzar estos objetivos y abordar algunas de las reservas que George y John tienen sobre la introducción de un SI en Thompson Packaging. Robert preparó un memorándum para Julia en el que se detalla la necesidad de una planificación estratégica y se describen las etapas de las investigaciones preliminares de los sistemas.

asignaciones

1. Escriba una muestra del memorándum que Robert creó para Julia. Incluye dos secciones. El primero debe definir la planificación estratégica y cómo se beneficiaría Thompson Packaging. La segunda sección detalla las seis etapas por las que pasará Robert en la investigación preliminar de sistemas.
2. La reunión entre Robert y Julia resultó en una solicitud de que Robert le escribiera un correo electrónico a Julia con la definición de una declaración de misión y detalles sobre cómo se compila. Escribe este correo electrónico de Robert a Julia.
3. Como punto de partida para la descripción general de la planificación estratégica, se le pide a Robert que prepare una lista de preguntas redactadas en términos generales para realizar un análisis DAFO. Enumere una variedad de preguntas que proporcionarán respuestas y detalles para comenzar la descripción general de la planificación. Asegúrese de tocar las cuatro áreas de un análisis FODA.
4. Detalle tres posibles factores externos o internos que pueden afectar un proyecto de sistema de TI y, si es posible, amplíe cómo pueden influir en el desarrollo del sistema de Thompson Packaging.
5. Use Internet para encontrar una plantilla de muestra para un caso de negocios. También puede resultarle útil encontrar algunos ejemplos. Aquí hay algunos para empezar:
   1. http://whatis.techtarget.com/reference/How-to-write-a-business-case (Enlaces a un sitio externo).
   2. http://www.impactonthenet.com/bc-oae.html (Enlaces a un sitio externo).
6. Elija un formato que le guste y cree un informe de caso comercial resumido para este proyecto que incluya recomendaciones. Haga referencia a cualquier fuente que utilice para obtener información de costos y/o describa cualquier suposición que haya hecho en un Apéndice o Nota final.