Pregunta: Summit Electric se ilumina con un nuevo sistema ERP ESTUDIO DE CASO Summit Electric Supply es uno de los principales distribuidores mayoristas de equipos y suministros eléctricos industriales en los Estados Unidos, con 500 empleados y casi $358 millones en ventas en 2011. Summit opera en cuatro estados y tiene una división de exportación global con sede en

Summit Electric se ilumina con un nuevo sistema ERP ESTUDIO DE CASO Summit Electric Supply es uno de los principales distribuidores mayoristas de equipos y suministros eléctricos industriales en los Estados Unidos, con 500 empleados y casi $358 millones en ventas en 2011. Summit opera en cuatro estados y tiene una división de exportación global con sede en Houston, una división marítima con sede en Nueva Orleans y una oficina de ventas en Dubái. Summit distribuye productos que incluyen controles de motores, alambres y cables, cables, iluminación, conductos y accesorios, dispositivos de cableado, sistemas de soporte y sujetadores, cajas de salida y gabinetes, y transformadores y equipos de protección de energía. La empresa obtiene productos terminados de los fabricantes y luego los vende a contratistas eléctricos que trabajan en proyectos que van desde pequeños trabajos de construcción hasta proyectos industriales sofisticados. Como distribuidor, Summit Electric Supply es un "intermediario" en la cadena de suministro y debe poder manejar rápidamente un gran volumen de transacciones y una rápida rotación de inventario. Desde su fundación en 1977 en Albuquerque, Nuevo México, Summit ha crecido muy rápidamente. Desafortunadamente, sus sistemas de información heredados de cosecha propia construidos en la década de 1980 no pudieron mantenerse al día con el negocio. Un sistema heredado era para entradas de ventas y órdenes de compra y otro era para informes de back-end. La integración entre los dos sistemas se realizó manualmente en lotes. Los sistemas solo podían manejar un número fijo de ubicaciones y limitaban el rango de números que podían usarse en los documentos. Esto significaba que el departamento de sistemas de información de Summit tenía que volver a utilizar el mismo rango de números de documentos cada pocos meses. Una vez que la empresa descubrió que ya no podía procesar su inventario nocturno y las actualizaciones financieras en la cantidad de tiempo disponible, los sistemas habían llegado a su punto límite. Se necesitaba una nueva solución. Summit comenzó a buscar un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto resultaría ser un desafío, porque los sistemas heredados de la empresa eran tan antiguos que la empresa había construido muchos de sus procesos en torno a ellos. Un nuevo sistema requeriría cambios en los procesos comerciales y en la forma en que trabajaban las personas. Summit también descubrió que la mayoría del software ERP disponible en el mercado había sido diseñado para empresas de fabricación o venta minorista y no abordaba algunos de los procesos y prioridades únicos de la industria de distribución. Summit necesitaba un sistema que pudiera manejar una gran cantidad de 3 SKU (unidades de mantenimiento de existencias, que son números o códigos para identificar cada producto o artículo único a la venta) y transacciones, plazos de entrega muy cortos para el procesamiento de pedidos, inventario distribuido en varios modelos, productos vendidos en una cantidad que podría venderse en otra e inventario sin contacto. Summit maneja algunos productos que se envían directamente del fabricante al lugar de trabajo del cliente. La escalabilidad y la visibilidad del inventario fueron los principales requisitos de Summit. La empresa necesitaba un sistema que manejara los pedidos y el inventario mientras continuaba con su rápido ritmo de crecimiento. En el negocio de distribución, los plazos de entrega para cumplir con un pedido pueden ser de solo unos minutos: un cliente de Summit puede llamar para hacer un pedido mientras conduce para recogerlo, por lo que la empresa debe saber de inmediato qué producto está disponible en qué ubicación. Después de revisar exhaustivamente a los proveedores de ERP, Summit seleccionó el software ERP de SAP debido a su funcionalidad en ventas y distribución, administración de materiales y finanzas, y su conocimiento del negocio de distribución. Summit visitó a otros distribuidores eléctricos que utilizan SAP, incluidos algunos de sus competidores, para asegurarse de que el software funcionaría en su línea de negocios. Summit pudo lanzar su nuevo sistema ERP en 19 ubicaciones en enero de 2007. Sin embargo, Summit todavía tenía que personalizar su software SAP para cumplir con sus requisitos comerciales únicos. La mayoría de las funciones de entrega y programación de materiales de SAP se diseñaron para el procesamiento nocturno, porque muchas industrias tienen plazos de entrega más largos para el cumplimiento de pedidos. Esperar actualizaciones de inventario durante la noche retrasaría significativamente las ventas de Summit. Summit descubrió que podía resolver este problema ejecutando actualizaciones más pequeñas y frecuentes solo para el material recibido durante el día, en lugar de ejecutar actualizaciones de inventario grandes con menos frecuencia. Esto proporcionó instantáneas más oportunas y precisas de lo que realmente estaba disponible en el inventario para que los pedidos pudieran procesarse rápidamente. Los alambres y cables son una de las categorías de productos más populares de Summit. Summit compra estos productos por carrete en longitudes de hasta 5000 pies y luego los corta en varias longitudes para venderlos a los clientes. Esto dificulta determinar cuánto de este tipo de inventario se ha vendido y cuándo es el momento de reponerlo. Para abordar este problema, Summit utilizó una solución de gestión de lotes en el software de gestión de materiales ERP de SAP que trata un carrete de alambre como un lote en lugar de un solo producto. Cada vez que un cliente compra una longitud de alambre, la longitud se puede ingresar en el sistema para rastrear cuánto se vendió del lote. Summit puede usar esta capacidad para encontrar qué otros clientes compraron alambre del mismo carrete y rastrear el alambre hasta el fabricante. 4 Para dar cabida a grandes clientes con sitios de trabajo a largo plazo, Summit establece almacenes temporales en el sitio para suministrar a estos clientes sus productos eléctricos. Summit aún posee el inventario, pero está dedicado a estos clientes y no puede tratarse como un inventario estándar en el sistema ERP. El software ERP de SAP no admitía esa forma de hacer negocios. Summit usó algunas de las funciones estándar del software de SAP para cambiar la forma en que asignaba los materiales a las ubicaciones de almacenamiento temporal mediante la creación de una relación de almacén principal-secundario. Si, por ejemplo, la oficina de Summit en Houston tiene varios almacenes temporales en el sitio, los almacenes se administran como subpartes de su almacén principal. Eso evita que alguien venda el inventario consignado en el almacén. Los antiguos sistemas heredados de Summit usaban sistemas separados para pedidos y finanzas, por lo que los datos no podían combinarse fácilmente para informes y análisis de inteligencia comercial. Para resolver este problema, Summit implementó la solución de almacenamiento de datos e inteligencia comercial NetWeaver BW de SAP para hacer un mejor uso de los datos en su sistema ERP. Estas herramientas han ayudado a la empresa a evaluar la rentabilidad de sus canales de venta, utilizando escenarios hipotéticos. Por ejemplo, Summit ahora puede analizar la rentabilidad por vendedor, fabricante, cliente o sucursal. Los hallazgos de inteligencia empresarial han animado a Summit a centrar más su atención en áreas como las cotizaciones de órdenes de venta y el desempeño de los proveedores y los tiempos de entrega. La gerencia tiene una visibilidad mucho mayor de cómo está operando la organización y puede tomar mejores decisiones. El software SAP de Summit también produjo un retorno de la inversión (ROI) significativo al automatizar el procesamiento de impuestos sobre las ventas y las devoluciones de cargo. En la industria de la distribución, los contracargos ocurren cuando un proveedor vende un producto a un precio mayorista más alto al distribuidor que el precio que el distribuidor ha establecido con un cliente minorista. Un acuerdo de contracargo le permite al distribuidor facturar al fabricante una cantidad contratada adicional para obtener alguna ganancia en el trato. El procesamiento de contracargos requiere una comparación muy cercana de las ventas con los contratos, y un distribuidor puede tener cientos o miles de contratos de contracargos diferentes. El distribuidor no solo debe ser capaz de identificar acuerdos de contracargo, sino también proporcionar al fabricante la documentación suficiente del contrato de contracargo específico que se está invocando. La gestión de contracargos es una gran parte del modelo de ganancias de cualquier distribuidor mayorista, y Summit estaba perdiendo oportunidades de ingresos porque su proceso de contracargos era defectuoso. En el pasado, el sistema heredado obsoleto de Summit no podía manejar el volumen y la complejidad de los acuerdos de contracargo de la empresa, y las capacidades de generación de informes eran limitadas. Procesar 5 contracargos requirió una gran cantidad de trabajo manual. Los empleados de Summit tuvieron que examinar minuciosamente las facturas de los clientes de fabricantes específicos para identificar qué contracargos podía reclamar Summit. Luego ingresarían los datos que habían encontrado manualmente en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Recopilar y revisar las facturas a veces tomaba un mes entero, y cada mes las copias en papel de las facturas para entregar a los proveedores de Summit consumían una caja entera de papel. Cuando los proveedores de Summit respondieron a las facturas de contracargo, las facturas tenían dos o tres meses de antigüedad. Este engorroso proceso inevitablemente pasó por alto algunos contracargos para los que Summit era elegible, lo que resultó en la pérdida de oportunidades de ingresos. Como parte de su solución ERP, Summit implementó la aplicación SAP Paybacks and Chargebacks, que fue desarrollada específicamente para la industria de la distribución. Al final de cada día hábil, esta aplicación revisa automáticamente la actividad de facturación de Summit para ese día y la compara con todos los acuerdos de contracargo cargados en el sistema SAP. (El sistema de Summit realiza un seguimiento automático de 35 proveedores con los que tiene más de 6600 acuerdos de contracargo). Cuando hay una coincidencia, se puede reclamar un contracargo y la aplicación crea un documento de contracargo separado fuera de la factura del cliente. Según el tipo de proveedor, la aplicación consolida las devoluciones de cargo identificadas por proveedor de forma diaria o mensual y envía automáticamente la información al proveedor junto con el documento de devolución de cargo. Luego, el proveedor puede aprobar el contracargo o realizar cambios, que se concilian con los documentos de contracargo individuales. El nuevo sistema procesa los contracargos mucho más rápido y también permite que Summit los revise con más frecuencia. Cuando los proveedores intercambian datos con Summit electrónicamente, Summit puede realizar un reclamo de devolución de cargo y obtener la aprobación del proveedor el mismo día. Al automatizar por completo el proceso de devolución de cargo, la compañía ha aumentado sus reclamos de devolución de cargo en un 118 por ciento con respecto a sus sistemas heredados, lo que aumenta los ingresos de devolución de cargo como porcentaje de las ventas. Summit ahora puede ver qué proveedores, clientes y productos están generando la mayor cantidad de ingresos por contracargos. Una lección clave de la implementación de ERP de Summit fue no obligar al nuevo sistema a parecerse al sistema heredado. Esta personalización no solo es costosa de configurar y mantener, sino que puede perpetuar formas obsoletas de hacer negocios. Según el CIO de Summit, David Wascom, "Hemos hecho mucho para mantener la flexibilidad (para nuestros usuarios), pero seguimos operando dentro de un flujo comercial estándar de SAP". 6

PREGUNTAS DE ESTUDIO DE CASO

1. ¿Qué procesos comerciales son los más importantes en Summit Electric Supply? ¿Por qué?

2. ¿Qué problemas tenía Summit con sus viejos sistemas? ¿Cuál fue el impacto comercial de esos problemas?

3. ¿Cómo mejoró el sistema ERP de Summit la eficiencia operativa y la toma de decisiones? Dé varios ejemplos.

4. Describa dos formas en que los clientes de Summit se benefician del nuevo sistema ERP.

5. El proceso antiguo y nuevo de Diagram Summit para el manejo de contracargos.