Pregunta: ¿Qué es una parte interesada del proyecto? Una parte interesada es un individuo, grupo u organización que se ve afectado por el resultado de una empresa o proyecto comercial. Las partes interesadas del proyecto, como su nombre lo indica, tienen interés en el éxito de un proyecto y pueden ser internas o externas a la organización que patrocina el proyecto.

¿Qué es una parte interesada del proyecto? Una parte interesada es un individuo, grupo u organización que se ve afectado por el resultado de una empresa o proyecto comercial. Las partes interesadas del proyecto, como su nombre lo indica, tienen interés en el éxito de un proyecto y pueden ser internas o externas a la organización que patrocina el proyecto. Las relaciones con las partes interesadas pueden tener una influencia positiva o negativa en el ciclo de vida de su proyecto, por lo que deberá identificar a sus partes interesadas clave y crear un plan de gestión de partes interesadas para cumplir con sus requisitos. Hacer un seguimiento de las partes interesadas clave con el software de gestión de proyectos es una excelente manera de estar al tanto de las cosas y garantizar que las partes interesadas del proyecto permanezcan satisfechas y productivas.

¿Quién puede ser parte interesada del proyecto? Esa es una lista larga. Algunos ejemplos son los siguientes.

• Jefe de proyecto y miembros del equipo de proyecto
• Clientes Externos
• Contratistas y subcontratistas
• inversores
• Proveedores
• Agencias gubernamentales

Hay dos tipos principales de partes interesadas del proyecto: internas y externas. Veamos en qué se diferencian entre sí y cómo funciona el proceso de gestión de partes interesadas para cada grupo de partes interesadas.

Diferencia entre partes interesadas internas y externas

Partes interesadas internas

Una parte interesada interna es alguien cuyo interés en el proyecto está directamente relacionado con ser parte de la organización que gestiona ese proyecto. Las partes interesadas internas quieren alcanzar las metas comerciales y los objetivos estratégicos del proyecto. Pueden ser directores de proyecto, miembros del equipo, patrocinadores, propietarios o incluso inversores en la organización.

Interesados externos

Las partes interesadas externas son aquellas que no están directamente relacionadas con la organización, pero son importantes para el negocio o se ven afectadas por el proyecto en cierta medida. Estos suelen ser parte de la cadena de suministro, acreedores o grupos públicos.

¿Qué es la gestión de partes interesadas?

La gestión de partes interesadas es un proceso de gestión de proyectos que consiste en gestionar las expectativas y los requisitos de todas las partes interesadas internas y externas que están involucradas en un proyecto.

Para hacerlo, los gerentes de proyecto deben crear un plan de gestión de partes interesadas, un importante documento de gestión de proyectos que explica las estrategias de gestión de partes interesadas que se aplicarán durante el proyecto.

Además, los gerentes de proyecto utilizan herramientas y técnicas como los informes de estado del proyecto para facilitar el proceso de gestión de las partes interesadas en cada fase del ciclo de vida del proyecto.

Cabe señalar que el término gestión de stakeholders no es exclusivo de la gestión de proyectos, sino que también puede estar relacionado con la administración de empresas. La gestión de las relaciones con las partes interesadas es tan importante para una pequeña empresa como para las grandes corporaciones, las medianas empresas e incluso las organizaciones sin fines de lucro.

Consejo profesional: el instituto de gestión de proyectos (PMI) se refiere a la gestión de partes interesadas como un "área de conocimiento de gestión de proyectos".

¿Qué es un plan de gestión de partes interesadas?

Como se indicó anteriormente, un plan de gestión de partes interesadas es un documento de gestión de proyectos que identifica a las partes interesadas de su proyecto y las estrategias que utilizará para comunicarse con ellas y cumplir con sus requisitos.

Un plan de gestión de partes interesadas generalmente incluye los siguientes elementos.

1. Una lista de todas las partes interesadas de su proyecto junto con su información básica.
2. Un mapa de partes interesadas o matriz de intereses de poder.
3. Una sección de priorización de partes interesadas.
4. Un plan de comunicación con las partes interesadas.
5. Una sección que describe las diversas estrategias de gestión de partes interesadas que se aplicarán en diferentes escenarios, como la resolución de conflictos o las técnicas de informe del estado del proyecto.

Cómo hacer un plan de gestión de partes interesadas en 5 pasos

Si bien cada enfoque de gestión de partes interesadas puede ser diferente según las necesidades de su proyecto o negocio, existen algunas mejores prácticas para administrar sus relaciones con las partes interesadas.

Siga estos cinco pasos para asegurarse de que todas sus bases en el plan de gestión de partes interesadas estén cubiertas.

1. Identifique a sus partes interesadas

El primer paso para cualquier buen plan de gestión de partes interesadas es la identificación adecuada de las partes interesadas. Identifique quiénes son las partes interesadas individuales y los grupos de partes interesadas clave para su proyecto o negocio.

2. Priorice a sus partes interesadas

Tenga en cuenta qué partes interesadas clave tendrán una mayor influencia sobre el proyecto y en qué etapa su influencia será menor o mayor. Puede utilizar un diagrama de cebolla para el proceso de priorización de las partes interesadas. Esté siempre atento a las relaciones con sus partes interesadas clave, ya que pueden tener el mayor impacto en su proyecto o negocio.

3. Entreviste a sus partes interesadas

Trabajar con nuevos interesados puede ser complicado al principio. Conocer a sus partes interesadas es clave para una gestión eficaz de las relaciones con las partes interesadas. Debido a esto, es recomendable entrevistar a los interesados en su proyecto, aquí hay algunos ejemplos.

• ¿Cuáles son sus expectativas para este proyecto?
• ¿Qué entregables te interesan más?
• ¿Qué esperas que cambie este proyecto después del lanzamiento?
• ¿Qué tan rápido cree que se implementará este proyecto?
• Si te sientes positivo con este proyecto, ¿por qué?
• Si tiene preocupaciones sobre este proyecto, ¿por qué?

4. Cree una Red de Interés de Energía

Una cuadrícula de interés de poder o matriz de interés de proyecto es un gráfico que le permite determinar el nivel de poder e interés que tienen sus partes interesadas en el proyecto. Es una herramienta de gestión de proyectos muy útil para el análisis de las partes interesadas.

Puede identificar estos cuatro grupos de partes interesadas utilizando esta herramienta. Están ordenados por importancia.

• Partes interesadas de alto poder y alto interés
• Partes interesadas de alto poder y bajo interés
• Partes interesadas de bajo poder y alto interés
• Partes interesadas de bajo poder y bajo interés

5. Establecer y administrar las expectativas

Identifique claramente en qué etapas participará cada parte interesada clave y los plazos en los que se necesitan sus comentarios. Cree un plan de participación o comunicación con las partes interesadas para definir cómo administrará sus relaciones con las partes interesadas. Como siempre, sea realista, transparente y honesto en cada fase de la gestión del proyecto.

Vídeo sobre la gestión de las partes interesadas del proyecto

Establecer y gestionar las expectativas es quizás el aspecto más importante de cualquier plan de gestión de partes interesadas. Las partes interesadas están involucradas en el proyecto y tendrán muchas opiniones sobre cómo debe proceder, tanto para bien como para mal. Para obtener más información sobre cómo administrar las relaciones con las partes interesadas, hemos incluido un video tutorial a continuación.

Proceso de gestión de partes interesadas

1. Análisis de las partes interesadas

El análisis de las partes interesadas no es un solo paso, sino una serie de pasos, la identificación de las partes interesadas, el mapeo de las partes interesadas y la priorización de las partes interesadas. En términos simples, el análisis de las partes interesadas podría definirse como el proceso de comprender quiénes son las partes interesadas de su proyecto, cuál es su nivel de influencia y participación, y su importancia para su proyecto o negocio.

2. Identificación de las partes interesadas

La identificación de las partes interesadas es el primer paso en el proceso de análisis de las partes interesadas y es la base de su plan de gestión de partes interesadas. Como su nombre lo indica, este proceso consiste en identificar a todos sus stakeholders internos y externos. Posteriormente, estos actores serán analizados, priorizados e involucrados.

Aquí hay algunas cosas que los gerentes de proyectos deben considerar durante el proceso de identificación de las partes interesadas:

• Revise los documentos de planificación del proyecto, como el acta de constitución del proyecto, para ayudarlo a encontrar información sobre las partes interesadas.
• Busque cualquier regulación gubernamental que pueda aplicarse a su proyecto. Si es así, esas agencias gubernamentales se convierten en partes interesadas del proyecto.
• Solicite retroalimentación a los miembros de su equipo y otras partes interesadas internas.
• Identifique a todas las personas y organizaciones involucradas en su cadena de suministro.

3. Mapeo de partes interesadas

Ahora que ha identificado a todas las partes interesadas internas y externas, es hora de determinar su nivel de interés y el poder o la influencia que tienen sobre el proyecto. Este es un paso importante en el proceso de gestión de relaciones con las partes interesadas, porque es cuando obtendrá la información necesaria para la priorización de las partes interesadas.

La forma más fácil de hacer esto es crear una red de interés de energía o una matriz de interés de energía. Pruebe la plantilla de mapa de partes interesadas gratuita de ProjectManager.

4. Priorización de las partes interesadas

Una vez que tenga una lista completa, puede comenzar a priorizar a las partes interesadas del proyecto por su importancia para el proyecto. Decida quiénes de ellos tienen la mayor influencia en el proyecto y se ven afectados por él.

Una vez que haya determinado quiénes son sus partes interesadas clave, será más fácil vigilarlas y determinar cuáles son las mejores estrategias de gestión de partes interesadas para mantenerlas satisfechas.

5. Participación de las partes interesadas

Finalmente, con la información creada en su mapa de partes interesadas, descubre cómo involucrar a sus partes interesadas. Este es el proceso mediante el cual usted decide cómo se comunicará e interactuará con las partes interesadas de su proyecto.

Esto conduce a un plan de comunicación con las partes interesadas que describe los canales y la frecuencia de las comunicaciones entre usted y cada parte interesada del proyecto. Puede utilizar nuestra plantilla de plan de comunicación para empezar.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de partes interesadas

El análisis de las partes interesadas, la gestión de las partes interesadas y las comunicaciones con las partes interesadas pueden ser complejos. Es como un proyecto injertado en el proyecto existente, lo que puede dificultar las cosas. Afortunadamente, puede usar herramientas de software de gestión de proyectos para ayudarlo con el proceso de gestión de las partes interesadas. ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos galardonada que organiza sus proyectos, equipos y partes interesadas para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente.

1. Haz un horario

La gestión de las partes interesadas comienza con un cronograma para capturar actividades y proporcionar un espacio en el que todos puedan agregar sus aportes.

Utilice nuestro diagrama de Gantt interactivo para presentar a las partes interesadas el plan y el cronograma del proyecto. Se puede compartir fácilmente y actúa como una plataforma colaborativa en la que se pueden incluir.

2. Asignar trabajo

El programa es solo una abstracción hasta que se ejecuta. Eso requiere la participación del equipo. No es necesario que las partes interesadas participen en estos detalles, pero deberían poder verlos.

3. Supervisar el progreso

Las partes interesadas están muy interesadas en cómo está progresando el proyecto. No necesitan que te metas en la maleza con ellos, pero los trazos generales son importantes.

4. Equilibrar la carga de trabajo

Mantenga felices a las partes interesadas manteniendo la productividad de sus equipos. Desea poder monitorear su carga de trabajo y ajustarla según sea necesario para evitar que se agoten.

5. Imprimir, compartir, Gantt e informes

Mantener actualizados a los stakeholders es la piedra angular de la gestión de stakeholders. Necesita una herramienta que le brinde la flexibilidad de compartir datos con las partes interesadas de la forma en que desean obtenerlos.

6. Administrar una cartera

Las partes interesadas no solo están involucradas en proyectos individuales, sino que pueden invertir en un programa de proyectos afines o incluso en una cartera. Necesita una herramienta de gestión de proyectos que pueda escalar.

Realice un seguimiento de proyectos, programas o una cartera con herramientas que brindan una descripción general de todos los proyectos en una página. También hay un panel de control de cartera y una hoja de ruta para alinear su cartera con objetivos estratégicos.

Libros, recursos y más sobre gestión de partes interesadas

Para obtener más recursos sobre las partes interesadas del proyecto y la gestión de las partes interesadas, hemos compilado una lista de enlaces para que los explore e instruya más sobre la gestión de las partes interesadas.

• Libro blanco Involucrar a las partes interesadas para el éxito del proyecto
  El Project Management Institute (PMI) tiene una página blanca informativa sobre la participación de las partes interesadas y la gestión del cambio. Define el compromiso de las partes interesadas y ofrece un enfoque de tres pasos que dice que necesita crear un mapa de partes interesadas, priorizar y desarrollar las partes interesadas de su proyecto.
• Libros de Gestión de Interesados
  Oxford University Press tiene un resumen de libros sobre la teoría de las partes interesadas compilado por el profesor de gestión de partes interesadas Jeffery S. Harrison. Algunos de los mejores libros sobre el tema son Gestión estratégica: un enfoque de las partes interesadas de R. Edward Freeman, Teoría de las partes interesadas y ética organizacional de Robert Phillips y
  Redefiniendo la Corporación: Gestión de Partes Interesadas y Riqueza Organizacional por James E. Post, Lee E. Preston y Sybille Sachs.

• Cómo tratar con partes interesadas difíciles: video de capacitación en liderazgo y gestión
  La entrenadora de liderazgo Susanne Madsen presenta este video instructivo sobre cómo gestionar partes interesadas difíciles. Habla de siete consejos para superar los conflictos con los grupos de partes interesadas. Puede hacer de todo, desde aceptar la autoridad de las partes interesadas sin involucrarse en una pelea que no puede ganar, hasta adaptar sus comunicaciones para evitar que las cosas se vuelvan demasiado emocionales.
• Powerpoint gratuito de gestión de partes interesadas
  Esta presentación de Powerpoint del Imperial College de Londres trata sobre la gestión de las partes interesadas, la red de intereses de la energía, un mapa de empatía y un registro de gestión de las partes interesadas. Es una presentación de diapositivas corta pero informativa que cubre los puntos principales en la gestión de las relaciones con las partes interesadas para su proyecto o negocio.

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