Pregunta: Presentación de PowerPoint del equipo (20 a 30 diapositivas con notas)) Estudio de caso 4.1 Realización de un análisis de tareas, página 138 Trabajando solo o en grupos, seleccione un trabajo que le resulte familiar (por ejemplo, secretaria, servidor, cajero) y realice un análisis de tareas para este trabajo. Revisando los materiales del capítulo, ¿qué

Presentación de PowerPoint del equipo (20 a 30 diapositivas con notas))

Estudio de caso 4.1 Realización de un análisis de tareas, página 138

Trabajando solo o en grupos, seleccione un trabajo que le resulte familiar (por ejemplo, secretaria, servidor, cajero) y realice un análisis de tareas para este trabajo. Revisando los materiales del capítulo, ¿qué método o métodos tienen más sentido para analizar este trabajo? ¿Por qué? ¿Cuáles son las principales tareas o responsabilidades que identificó para este trabajo? ¿Qué conocimientos, destrezas, habilidades u otras características se necesitan para realizar cada una de estas tareas principales? Por último, escriba sus hallazgos en forma de descripción del trabajo (incluidas las especificaciones del trabajo)

ANÁLISIS DE TAREAS

El análisis de tareas (a veces llamado análisis de operaciones) es una recopilación sistemática de datos sobre un trabajo específico o un grupo de trabajos que se utiliza para determinar qué empleados deben aprender para lograr un desempeño óptimo.47 Los resultados de un análisis de tareas generalmente incluyen los estándares apropiados de desempeño, cómo se deben realizar las tareas para cumplir con estos estándares, y los conocimientos, habilidades, capacidades y otras características (KSAO) que los empleados deben poseer para cumplir con los estándares.

La tabla 4-3 enumera una variedad de fuentes de datos disponibles para un análisis de tareas, incluidas las descripciones de puestos, la observación de un puesto, la formulación de preguntas sobre un puesto y la revisión de la literatura sobre un puesto.48

Aunque existe un acuerdo general sobre el propósito del análisis de tareas, existen diferentes puntos de vista sobre cómo debe llevarse a cabo. Combinamos los enfoques utilizados por otros en el siguiente proceso de cinco pasos:

1. Desarrollar una descripción general del puesto 2. Identificar la tarea

a. Describir lo que se debe hacer en la tarea b. Describir lo que realmente se hace en la tarea.

3. Describa los KSAO necesarios para realizar el trabajo 4. Identifique las áreas que pueden beneficiarse de la capacitación 5. Priorice las áreas que pueden beneficiarse de la capacitación49

Ampliamos estos pasos en nuestra discusión posterior.

El proceso de análisis de tareas

Paso 1: Descripción general del trabajo . El primer paso en el proceso es desarrollar una descripción general del trabajo o trabajos que se están analizando. Una descripción del trabajo es una declaración narrativa de las principales actividades involucradas en el desempeño de un trabajo y las condiciones bajo las cuales se realizan estas actividades. En algunas organizaciones, trabajo.

TABLA 4-3

Fuentes de datos para el análisis de necesidades de tareas

1. Descripciones de trabajo

2. Especificaciones del trabajo o análisis de tareas

3. Estándares de Desempeño

4. Realice el trabajo

5. Observar el muestreo de trabajos

6. Revisar la literatura sobre el trabajo

Investigación en otras industrias Revistas profesionales Documentos Fuentes gubernamentales

Doctor. y tesis de maestría

7. Haga preguntas sobre el trabajo del titular del puesto del supervisor de la alta dirección

8. Comités o Conferencias de Capacitación

9. Análisis de problemas de funcionamiento Informes de tiempos muertos Reparaciones de residuos

Entregas atrasadas Control de calidad

10. Clasificación de tarjetas

Describe el trabajo en términos de deberes y responsabilidades típicos, pero no pretende ser todo incluido; ayuda a definir las discrepancias de rendimiento

Enumera las tareas específicas requeridas para cada trabajo; más específico que las descripciones de puestos; las especificaciones pueden extenderse a los juicios de conocimiento, habilidades y otros atributos requeridos de los titulares del puesto

Objetivos de las tareas del trabajo y estándares por los cuales son juzgados; esto puede incluir datos de referencia también

La forma más efectiva de determinar tareas específicas, pero tiene serias limitaciones cuanto más alto sea el nivel del trabajo, ya que los requisitos de desempeño generalmente tienen brechas más largas entre el desempeño y los resultados resultantes.

Posiblemente útil en análisis comparativos de estructuras de puestos, pero muy alejado tanto de los aspectos únicos de la estructura de puestos dentro de cualquier organización específica como de los requisitos de desempeño específicos.

Los aportes desde varios puntos de vista a menudo pueden revelar las necesidades de formación o los deseos de DRH/formación.

Indicaciones de interferencia de tareas, factores ambientales, etc.

Declaraciones de "cómo hacer" ordenadas por importancia del entrenamiento

Técnica de Obtención de Datos Laborales DRH/Necesidad de Capacitación Implicaciones

las descripciones están fácilmente disponibles y se actualizan regularmente para que reflejen con precisión el trabajo a medida que se realiza. Si este es el caso, el profesional de DRH debe obtener y revisar la descripción. Sin embargo, sin descripciones de trabajo actualizadas, puede ser necesario realizar un análisis de trabajo.

Un análisis de puesto es un estudio sistemático de un puesto para identificar sus principales componentes. El proceso de análisis del trabajo (descrito en detalle por Gael, así como por Gatewood, Field y Barrick) generalmente implica observar cómo se realiza un trabajo; hacer preguntas a los titulares y supervisores del trabajo sobre un trabajo, tareas, condiciones de trabajo y KSAO; examinar los resultados del trabajo; y revisar la literatura relevante sobre el trabajo.50 A veces, la parte de la tarea del análisis del trabajo se denomina descripción del trabajo, mientras que la parte KSAO se denomina especificación del trabajo; sin embargo, tanto las porciones de tareas como las de KSAO generalmente se incluyen en las descripciones de trabajo escritas.

Incluso si ya está disponible una descripción de trabajo actual, es valioso observar un trabajo a medida que se realiza; esto proporciona una especie de prueba de realidad que puede darle al profesional de DRH una idea más clara sobre las tareas y las condiciones que enfrentan los empleados.

Paso 2: Identificación de tareas. La identificación de tareas se enfoca en los comportamientos realizados dentro de un trabajo. En la identificación de tareas, se determina y describe claramente la siguiente información sobre un trabajo:

• Las principales tareas dentro del trabajo

• Cómo se debe realizar cada tarea (es decir, estándares de desempeño)

• La variabilidad del desempeño (cómo se realizan realmente las tareas en las operaciones diarias)

Tanto los estándares de desempeño como la variabilidad del desempeño son críticos para un análisis de necesidades efectivo. Aunque los estándares describen lo que se debe hacer, la información sobre la variabilidad del desempeño muestra lo que se hace. Esto permite que un profesional de DRH identifique las discrepancias que se deben remediar y lo que los alumnos deben ser capaces de hacer al finalizar la capacitación. Ambos son importantes en el desarrollo de los objetivos de capacitación.

Cinco métodos para la identificación de tareas incluyen:

1. Estímulo-respuesta-retroalimentación 2. Muestreo de tiempo 3. Técnica de incidentes críticos 4. Inventarios de trabajo

5. Método trabajo-deber-tarea

El método de estímulo-respuesta-retroalimentación divide cada tarea en tres componentes.51 El primer componente es el estímulo, o señal, que le permite a un empleado saber que es hora de realizar un comportamiento en particular. El segundo componente es la respuesta o comportamiento que el empleado debe realizar. El tercer componente es la retroalimentación que recibe el empleado sobre qué tan bien se realizó el comportamiento. Por ejemplo, cuando un zumbador (el estímulo) señala que las papas fritas están listas, el aceite de cocina y colgarlo en una rejilla para escurrir (el comportamiento). Que la canasta permanezca en su lugar o se caiga es la retroalimentación de qué tan bien se realizó el comportamiento. Como otro ejemplo, para un maestro involucrado en brindar orientación profesional a los estudiantes, el estímulo sería la "necesidad de responder a las metas académicas del estudiante" y la respuesta adecuada sería "proporcionar una lista de opciones de carrera a los estudiantes". 52

Este método de identificación de tareas da como resultado una lista de señales, comportamientos y comentarios que componen cada tarea involucrada en un trabajo. Es muy adecuado para trabajos con tareas relativamente simples que pueden ser observadas directamente, ya sea por un supervisor, el titular del trabajo o un analista capacitado.53

El muestreo de tiempo, el segundo método de identificación de tareas, implica tener un observador capacitado que observe y anote la naturaleza y frecuencia de las actividades de un empleado. Al observar a intervalos aleatorios durante un período de tiempo, se comprende y registra una imagen más clara de un trabajo. Los recientes avances tecnológicos hacen que esto sea mucho más fácil de hacer que antes.54

La técnica de incidentes críticos (CIT, por sus siglas en inglés) desarrollada por John Flanagan también se puede usar para la identificación de tareas.55 La CIT implica que las personas que están familiarizadas con un trabajo registren incidentes de comportamiento particularmente eficaz e ineficaz que hayan visto durante un período de tiempo (p. , un año). Esto se puede hacer con individuos o en grupos. Para cada incidente, el observador describe las circunstancias y los comportamientos específicos involucrados y sugiere las razones por las que el comportamiento es eficaz o ineficaz. El CIT da como resultado una comprensión de lo que se considera tanto un buen como un mal desempeño. Rachel Lewis y sus colegas utilizaron este enfoque para desarrollar una lista de competencias para los gerentes de atención médica.56 Robert Cardy y TT Selvarajan brindan un ejemplo interesante del uso de la técnica de incidentes críticos para identificar comportamientos laborales poco éticos, por ejemplo, engaño, cuentas de gastos infladas y mal uso de los recursos de la empresa.57

Un cuestionario de inventario de puestos es un cuarto enfoque para la identificación de tareas. Un cuestionario se desarrolla pidiendo a personas familiarizadas con un trabajo que identifiquen todas sus tareas. Luego, esta lista se entrega a los supervisores y titulares del trabajo para evaluar cada tarea en términos de su importancia y el tiempo dedicado a realizarla. Este método permite la entrada de muchas personas y brinda información numérica sobre cada tarea que se puede usar para calcular índices y analizar con estadísticas. Winfred Arthur y sus colegas desarrollaron recientemente tres escalas de análisis de tareas que se enfocan en tareas a nivel de equipo. Se encontró que los tres eran confiables y podrían usarse para intervenciones de capacitación de equipos.58

Finalmente, el quinto enfoque es el método trabajo-deber-tarea. En este método, el trabajo se divide en sus subpartes, proporcionando una lista completa que identifica el título del trabajo; cada uno de sus deberes (y las tareas y subtareas que componen ese deber); y, finalmente, los conocimientos, destrezas, habilidades u otras características (KSAO) requeridas para realizar cada subtarea.59

Cada uno de estos cinco métodos utiliza expertos en el trabajo (es decir, titulares o supervisores) u observadores capacitados para proporcionar y evaluar la información del trabajo. To method. Esto, por supuesto, depende de la naturaleza del trabajo que se esté estudiando y del tiempo y los recursos disponibles. Los métodos que involucran a una variedad de miembros de la organización (supervisores, gerentes y empleados), como el CIT y el inventario de tareas, tienen la ventaja de generar compromiso y responsabilidad con el esfuerzo general de DRH.60 Esto puede ayudar a facilitar el progreso de un Intervención de DRH en el futuro.

Es vital que todas las declaraciones de tareas se evalúen en términos de su importancia para el desempeño laboral, la frecuencia con la que se realizan las tareas y cuán difícil es llegar a ser competente en las tareas.61 Armado con esta información, el siguiente paso en el El proceso de análisis de tareas consiste en identificar las características que se necesitan para realizar las tareas.

Paso 3: Identifique lo que se necesita para hacer el trabajo. El desempeño exitoso de la tarea requiere que los empleados posean los KSAO para realizar la tarea. El profesional de DRH debe especificar las KSAO porque son estas competencias (revisadas en la Tabla 4-4) las que los empleados deben desarrollar o adquirir durante el programa de capacitación.

Como se señaló anteriormente, un análisis completo del trabajo contendrá esta información en la sección de especificación del trabajo. Si esta información no está disponible o no está actualizada, el profesional de DRH puede determinar estos factores preguntando a los supervisores, los titulares del puesto y otros expertos y revisando la literatura relevante. Deben escribirse declaraciones claras de KSAO y luego evaluarse en cuanto a su importancia para el desempeño laboral, la dificultad de aprendizaje y la oportunidad de adquirirlas en el trabajo.62

La información sobre los KSAO requeridos para realizar un trabajo es valiosa para determinar el enfoque de un programa de DRH. Algunas KSAO, como las habilidades de comunicación oral y escrita o el conocimiento de los procedimientos de seguridad, son necesarias para un desempeño efectivo en muchos trabajos. Si este es el caso, es posible que

TABLA 4-4

Definiciones de conocimiento, destreza, habilidad y otras características (KSAO)

Conocimiento Comprensión de un cuerpo de información, generalmente de naturaleza fáctica o procedimental, que contribuye al éxito

desempeño de una tarea

Habilidad El nivel de habilidad o competencia de un individuo para realizar una tarea específica; nivel de competencia es

generalmente expresado en términos numéricos

Habilidad Rasgo o capacidad más general y duradero que posee un individuo cuando comienza a realizar una tarea.

tarea, por ejemplo, el poder de realizar una función física o mental

Otras características Incluye personalidad, intereses y actitudes.

Paso 4: Identifique las áreas que más pueden beneficiarse de la capacitación o DRH . En este paso, la atención se centra en determinar qué tareas y capacidades deben incluirse en los programas de desarrollo de recursos humanos. Deben examinarse tanto las calificaciones de las tareas como las calificaciones de los KSAO. Las clasificaciones de tareas deben estudiarse por su importancia, tiempo dedicado y facilidad de adquisición. Las calificaciones de KSAO deben estudiarse por su importancia, dificultad de aprendizaje y oportunidad de adquirirlas en el trabajo. Las tareas y KSAO que reciben las calificaciones más altas deben considerarse los principales candidatos para su inclusión en los programas de DRH.

Se debe tener cuidado para equilibrar las preocupaciones planteadas por estas calificaciones. Por ejemplo, una calificación alta en el tiempo dedicado y la facilidad de aprendizaje puede indicar que una tarea en particular debe incluirse en la capacitación. Sin embargo, si esa misma tarea también tiene una baja importancia para el desempeño laboral exitoso, es posible que no valga la pena el tiempo y el esfuerzo involucrados en la capacitación (o quizás se puedan usar métodos de capacitación menos costosos). También es importante recordar que no todos los problemas se abordan adecuadamente a través de los programas de desarrollo de recursos humanos. Otros enfoques de recursos humanos o de gestión pueden ser más adecuados para problemas y situaciones particulares.

Paso 5: Priorizar las necesidades de capacitación . Al final del Paso 4, debe quedar claro qué tareas y KSAO podrían beneficiarse de la capacitación. Estas tareas y KSAO deben priorizarse para determinar cuáles deben abordarse primero. Una vez más, la inspección de las calificaciones proporcionadas en los Pasos 2 y 3 puede facilitar el proceso de priorización (hablaremos más sobre la priorización de las necesidades de capacitación al final de este capítulo).

Un ejemplo de un análisis de tareas: Texas Instruments

Un análisis de tareas realizado para desarrollar un programa de formación de formadores en Texas Instruments Corporation (TI) proporciona una buena ilustración de las ideas incluidas en nuestra discusión sobre el proceso de análisis de tareas.63 El personal de formación de TI necesitaba determinar las necesidades de formación. y ofrecer un programa económico para capacitar rápidamente a ingenieros expertos para instruir a nuevos ingenieros. Los consultores comenzaron el proceso reuniéndose con gerentes de sucursal, jefes de departamento y empleados de cinco sucursales de TI para determinar la siguiente información:

• La misión del departamento

• Necesidades de formación percibidas

• Esfuerzos actuales y anteriores en el desarrollo del personal

• Los roles, responsabilidades y arreglos de equipo dentro de las diferentes sucursales