Pregunta: Preparación de mensajes de rutina Los mensajes de rutina deben ser directos y cargados al principio. El mensaje principal debe tener diez palabras o menos y, por lo general, debe colocarlo en la línea de asunto de su correo electrónico para captar la atención de inmediato. Además, el mensaje principal debe aparecer en la primera o segunda oración del mensaje

Preparación de mensajes de rutina Los mensajes de rutina deben ser directos y cargados al principio. El mensaje principal debe tener diez palabras o menos y, por lo general, debe colocarlo en la línea de asunto de su correo electrónico para captar la atención de inmediato. Además, el mensaje principal debe aparecer en la primera o segunda oración del mensaje y nuevamente en el cierre si su mensaje tiene varios párrafos. En el cuerpo del mensaje de rutina, debe proporcionar párrafos breves con detalles relacionados. Para asegurarse de que su receptor de mensajes cumplirá, incluya toda la información necesaria. Al redactar el mensaje, busca un tono útil, profesional y centrado en el lector. Concéntrese en hacer que el mensaje sea fácil de leer. Los lectores esperan entender su mensaje principal en menos de 10 a 15 segundos, así que use oraciones y párrafos cortos. Los párrafos generalmente deben tener entre 20 y 80 palabras. Diseñe su mensaje para que los lectores puedan encontrar información en solo momentos. Use viñetas, numeración, formato especial y enlaces externos a información relevante para resaltar ideas clave. En la etapa de revisión, corrija, lo que debería tomar uno o dos minutos. Dado que los profesionales de negocios envían muchos mensajes de rutina todos los días y su contenido puede ser repetitivo, a menudo no se toman el tiempo para volver a leerlos. Evite el impulso de presionar "enviar" sin volver a leer sus mensajes. Al volver a leer, se asegurará de que el contenido esté completo y sin errores. Incluso los errores tipográficos menores pueden distraer a sus lectores de cumplir con sus mensajes. El aspecto más importante de la prueba FAIR es verificar la precisión, es decir, asegurarse de que su información sea precisa y confiable. Las formas comunes de mensajes de rutina incluyen solicitudes, establecimiento de expectativas, instrucciones, respuestas a consultas, anuncios, reclamos y reconocimiento. Cada mensaje contiene elementos distintivos, como se describe en el capítulo del libro de texto. En este ejercicio, leerá un breve caso sobre un gerente de finanzas con muchos mensajes de rutina para enviar todos los días. Ella debe hacerlo de manera eficiente y eficaz. Ayudarás a evaluar sus tareas de comunicación para un solo día. Lea el caso a continuación y responda las preguntas que siguen. Anne Jenkins es gerente financiera de JLN Used Cars (JLN), una empresa de autos usados con alrededor de 30 concesionarios. Está a cargo de administrar el programa de financiamiento de la compañía. Ella establece los términos de los préstamos proporcionados a través de los concesionarios. También dirige un equipo que trabaja directamente con los concesionarios para garantizar que los préstamos se promuevan y concedan de forma adecuada. El martes, se despertó a las 5:45 am Antes de levantarse de la cama, sacó su iPad para revisar el correo electrónico y su lista de tareas pendientes. Ya tenía aproximadamente una docena de mensajes de colegas y quería responder a cada uno de estos mensajes antes de una serie de reuniones que comenzarían a las 10 a. m. En su lista de tareas del día, tenía varias tareas de escritura, incluido un memo a los gerentes de los concesionarios sobre los cambios en la elegibilidad y las compras de financiamiento, además de un correo electrónico a los gerentes de los concesionarios sobre el desarrollo de perfiles de clientes para el financiamiento de los concesionarios. También quería escribir un correo electrónico al director de personal solicitando una compensación por el kilometraje de varios viajes recientes. Dado que también esperaba una docena adicional de mensajes de correo electrónico que requerirían respuestas a lo largo del día, sabía que tendría que ser eficiente con su escritura. Anne quiere comprender mejor el perfil de los clientes que eligen financiar sus compras de automóviles a través de los concesionarios. Quiere que los gerentes de la concesionaria hagan tres preguntas a estos clientes durante el próximo mes y luego le den las respuestas. ¿Cuál de los siguientes componentes es más probable que ponga en este mensaje? Reclamación, justificación, llamado a la acción, buena voluntad Solicitud, justificación, llamado a la acción, buena voluntad Objetivo, indicaciones, buena voluntad Atención, anuncio, detalles, llamado a la acción, buena voluntad Anne quiere enviar un memorándum a los gerentes de los concesionarios sobre los cambios en la elegibilidad para financiamiento. ¿Cuál de los siguientes componentes es más probable que ponga en este mensaje? Objetivo, instrucciones, buena voluntad Atención, anuncio, detalles, llamado a la acción, buena voluntad Solicitud, justificación, llamado a la acción, buena voluntad Afirmación, justificación, llamado a la acción, buena voluntad Recientemente, Anne recibió un reembolso por varios viajes que realizó, pero la empresa no lo hizo cubrir varios de sus gastos. Quiere escribir un correo electrónico al director de personal solicitando una compensación por el kilometraje en el que utilizó su propio automóvil en varios viajes de trabajo recientes. ¿Cuál de los siguientes componentes es más probable que ponga en este mensaje? Reclamo, fundamento, llamado a la acción, buena voluntad Objetivo, instrucciones, buena voluntad Solicitud, fundamento, llamado a la acción, buena voluntad Atención, anuncio, detalles, llamado a la acción, buena voluntad Anne está escribiendo un correo electrónico a todos los vendedores de autos usados sobre un proceso obligatorio a seguir al completar la documentación de financiación. Si bien todo lo siguiente podría ayudar a Anne a escribir el correo electrónico, ¿cuál sería el mejor para ella para que se destaquen los pasos del proceso? Cursiva Paréntesis Párrafos Encabezados Numeración En general, Anne debe escribir párrafos ¿de qué longitud para la mayoría de estos mensajes? 60 a 120 palabras 80 a 150 palabras 40 a 100 palabras 20 a 80 palabras 80 a 200 palabras Para la mayoría de sus mensajes de rutina, Anne debe crear un mensaje principal que el destinatario pueda entender en cuánto tiempo. De 45 segundos a un minuto De 30 a 45 segundos De 15 a 30 segundos Menos de 15 segundos De uno a dos minutos Para la mayoría de sus mensajes de rutina, Anne debe brindar información que sea: descargada cargada cargada al frente