Pregunta: Plant Pals envió recientemente lotes de prueba de plantas a los clientes antes del lanzamiento formal del servicio. Para medir la satisfacción del cliente con el producto y el servicio, su equipo encuestó a 50 clientes durante un período de cuatro semanas. Después de dos semanas, la encuesta reveló tres problemas importantes relacionados con la calidad del

Plant Pals envió recientemente lotes de prueba de plantas a los clientes antes del lanzamiento formal del servicio. Para medir la satisfacción del cliente con el producto y el servicio, su equipo encuestó a 50 clientes durante un período de cuatro semanas. Después de dos semanas, la encuesta reveló tres problemas importantes relacionados con la calidad del producto, los plazos de entrega y la atención al cliente. Estos comentarios le ayudaron a realizar mejoras en envíos de prueba posteriores.

Una vez que completó la encuesta, presentó los puntos de datos más importantes a su equipo central y describió los posibles próximos pasos. Sus ideas incluyeron:

Las entregas a tiempo aumentaron del 80 % al 90 % al final de la encuesta, una mejora sólida, pero aún por debajo de nuestro objetivo del 95 %.

Los clientes prefieren abrumadoramente las entregas antes del horario comercial normal y temprano en el día.

La satisfacción con el soporte aumentó una vez que solucionamos el problema del software de servicio al cliente, pero todavía hay margen de mejora.

Muchos encuestados encontraron útiles las guías y tutoriales. Varios clientes se ofrecieron voluntariamente diciendo que una opción de chat en vivo mejoraría aún más la atención al cliente.

Ha decidido programar una reunión con su equipo para discutir estos conocimientos, solicitar comentarios y discutir los próximos pasos propuestos.

Instrucciones de tarea paso a paso

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Parte 1: planificar una agenda de reunión

Paso 1: accede a la plantilla

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Enlace a la plantilla: Agenda de la reunión

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Plantilla de actividad_ Agenda de la reunión

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Paso 2: enumera los asistentes

Enumere a cualquier persona que pueda contribuir a la discusión o que se verá directamente afectada por los temas de la reunión. Para esta reunión, necesitará todo su equipo central, incluido:

Analista financiero

Director de Cumplimiento

especialista en recursos humanos

Probador de garantía de calidad

Gerente del servicio al cliente

Especialista en TI

Gerente de inventario

Director de Formación

Paso 3: indique el propósito y las expectativas

A continuación, resuma brevemente el propósito de la reunión y lo que espera lograr. Asegúrese de pensar en su audiencia, el tipo de reunión que realizará y los temas que debe abordar. Establecer un propósito y expectativas claros ayuda a que todos comprendan por qué necesitan estar allí.

Nota: Es posible que desee revisar este resumen después de establecer la agenda.

Paso 4: planificar la agenda de la reunión

Ahora revise el escenario para identificar al menos tres temas o próximos pasos que desea abordar. Enumérelos junto al Tema n.° 1 , Tema n.° 2 y Tema n.° 3.

A continuación, considere cómo desea abordar cada tema. Por ejemplo, es posible que desee brindar una breve actualización, organizar una sesión de lluvia de ideas o tener una discusión informal. Agregue el enfoque que utilizará para cada tema.

Finalmente, toma nota de qué miembros del equipo son más importantes para cada tema y cómo quieres que participen.

Por ejemplo, si sabe que uno de los temas es "Investigar causas adicionales de entregas tardías", es posible que desee abordar el tema realizando una sesión de lluvia de ideas con miembros específicos del equipo sobre cómo solucionar el problema.

Nota: Puede dejar en blanco las secciones Notas y Elementos de acción por ahora. Asegúrese de dejar espacio para ellos, de modo que pueda registrar los temas discutidos, las decisiones tomadas y las acciones a tomar.

Paso 5: guarde la agenda de su reunión

Guarde la agenda de su reunión completa en su computadora o Google Drive. Lo necesitarás nuevamente más adelante en el curso.

Parte 2: escribir un correo electrónico de invitación para la reunión

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Enlace a la plantilla: Correo electrónico de invitación

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Plantilla de actividad_Correo electrónico de invitación

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Paso 2: Dirige tu correo electrónico

Ingrese las direcciones de correo electrónico de sus asistentes en el campo Para:. Para este ejercicio, ingrese " coreteam@officegreen.com ".

Paso 3: agregue una línea de asunto

Asigne al correo electrónico un asunto descriptivo que explique de qué se trata el mensaje.

Paso 4: redacta tu correo electrónico

El correo electrónico debe describir el propósito y las expectativas de la reunión y brindar contexto para los puntos de la agenda. Intente que sea breve; debe ser una descripción general, no un desglose detallado.

Apertura : Comience con un saludo que sea apropiado para su audiencia. La apertura suele ser un buen lugar para reconocer el trabajo del equipo o algo que va particularmente bien.

Cuerpo : resuma por qué envía este correo electrónico y qué necesitan saber los destinatarios. Luego, proponga una hora de reunión para resolver cualquier problema. Trate de mantener un tono intachable, especialmente cuando describa cosas que pueden haber salido mal.

Cierre : finalice su correo electrónico indicando qué deben hacer los asistentes para prepararse para la reunión. No olvides agradecerles por su tiempo e incluir un cierre apropiado.