Pregunta: OPCIONAL: Práctica independiente: (Corrección de direcciones internas) -- Las siguientes 7 direcciones internas no cumplen con las pautas de direcciones internas. Vuelva a escribir cada uno por completo, aplicando el formato adecuado, corrigiendo errores y agregando los detalles faltantes, si los hay. Sra. tía VIP una empresa comercial 3400 Onesite Parkway

OPCIONAL: Práctica independiente: (Corrección de direcciones internas) -- Las siguientes 7 direcciones internas no cumplen con las pautas de direcciones internas. Vuelva a escribir cada uno por completo, aplicando el formato adecuado, corrigiendo errores y agregando los detalles faltantes, si los hay.

Sra. tía

VIP

una empresa comercial

3400 Onesite Parkway

Denver, CO 80016

________________________________________________________________________

El presidente Phil Anthropist trabaja en Hometown Bank
Calle principal 123
Núcleo, CO 98765

________________________________________________________________________

Sra. Amrita Kumar
Director de Comunicaciones
Colegio Waverley
1400 Meadowvale carretera
________________________________________________________________________

Gerente de ventas
suite 102
1169 Parkwood Lugar
Wheaton, BC V9Z 2Y8

________________________________________________________________________

Industrias Acme, Ltd.
División de Marketing e Investigación
Dunbar, AB

________________________________________________________________________

Sr. James, pequeño Johnny

1480

Littleton, CO 80165

________________________________________________________________________

Sra. Helen Jones
Vicepresidente
Número de teléfono 200-1111111

Jones, Jones y Jones
123 carril internacional
Boston, Massachusetts 01234

NOTAS DE REPASO DEL CAPÍTULO

• La importancia de las letras

Las cartas se encuentran entre los documentos comerciales más importantes y oficiales. Son vitales porque:

• Representan la imagen pública de su empresa y su competencia.

• Son mucho más formales, en tono y estructura, que otros tipos de comunicación empresarial.

• Constituyen un registro legal oficial de un acuerdo.

• A diferencia de los correos electrónicos, se enrutan antes de enviarse.

• Son más permanentes que los correos electrónicos.

• Son el medio oficial y esperado a través del cual se envían documentos y archivos adjuntos importantes a los lectores.

• Siguen siendo el medio estándar a través del cual realizar negocios con muchas audiencias internacionales.

• Una carta impresa es confidencial

• Partes de una carta (fig. 5.3; pág. 91) (Lea sobre cada parte en las págs. 90 – 94)

• Encabezado: el encabezado puede ser el membrete de su empresa o su dirección de remitente completa.

• Línea de fecha: escriba el nombre del mes completo e incluya la fecha y el año

• Dirección interna: el nombre y la dirección de la persona a quien se escribe la carta.

• Saludo: por ejemplo, "Estimado Dr. Brown". Nunca use una coma después del saludo en una carta formal; use dos puntos en su lugar.

• Cuerpo: la parte completa del mensaje de la carta.

• Cierre complementario: por ejemplo, "Sinceramente" o "Atentamente".

• Firma: Deje cuatro espacios para su firma manuscrita y escriba su nombre y título debajo de la firma manuscrita.

• Línea de anexo(s): Indique los anexos enviados con la carta. Simplemente puede escribir "Adjuntos" o ser más específico.

• Notación de copia: Las anotaciones “cc” (copia al carbón) o “pc” (fotocopia) indican quién más recibió una copia de la carta.

• Formatos de carta

• Formato de bloque completo (fig. 5.1, 5.3, 5.4; pp. 87, 91, 96)

• Toda la información está al ras del margen izquierdo, con espacios entre párrafos

• Este formato debe usarse solo cuando la carta está en papel con membrete.

• Formato modificado (fig. 5.2a, 5.2b; pp. 88, 89)

  • Dirección del autor, fecha, cierre complementario y firma al lado derecho de la carta

  • La fecha se alinea con el cierre complementario

  • La dirección interior, el saludo y el cuerpo de la carta están alineados con el margen izquierdo.

  • Los párrafos pueden estar sangrados

• Formato Semi-Bloque (fig. S; pág. 89)

  • Idéntico al formato de bloque modificado excepto que cada párrafo tiene una sangría de cinco a siete espacios

• páginas continuas

  • Si su carta se extiende más allá de una página, use el nombre, el número de página o la dirección en el encabezado de la segunda página.

• escribir cartas efectivas

• Analice su audiencia:

• ¿Quién es mi audiencia?

• ¿Mi audiencia estará favorable o desfavorablemente dispuesta a lo que voy a decir?

• ¿Qué tipo de información esperará mi público que proporcione?

• ¿Cómo usará mi audiencia la información que estoy enviando?

• ¿Qué impresión quiero que mi carta cause en los lectores?

• Tenga un sentido claro de su propósito y el de ellos.

• Llevar a cabo una investigación adecuada

• Selecciona la mejor estrategia de comunicación

• Redacta, revisa y edita tu carta

• Revisión de su carta

• Revisa todo lo que tenga tu nombre

• Tómese el tiempo para revisar su carta para

  • errores de hecho

  • Errores de cálculo

  • Tergiversaciones

  • Precisión de precios, fechas y números de serie.

• Apariencia de la carta

• Utilice una impresora de calidad carta.

• Manténgase alejado de fuentes y guiones sofisticados.

• Considere usar asistentes de letras.

• Deja márgenes generosos.

• Deje espacios dobles entre las partes clave de una letra.

• Espacio simple dentro de cada párrafo, doble espacio entre párrafos.

• Evite amontonar demasiado texto en una página.

• Tenga cuidado con las letras torcidas.

• Use la vista previa de impresión para ver una imagen de su carta antes de imprimirla.

• Utilice papel bond blanco de alta calidad y sobres comerciales de tamaño estándar a juego.

• Organización de una carta comercial estándar (fig. 5.1, 5.2, 5.3, 5.4)

• Para ayudar a los lectores a comprender su mensaje de manera clara y concisa, siga este sencillo plan:

• En su primer párrafo, dígales a los lectores por qué está escribiendo y por qué su carta es importante para ellos.

• Ponga el punto más significativo de cada párrafo primero para que sea más fácil de encontrar para el lector.

• En el segundo párrafo y en los subsiguientes de su carta, desarrolle el cuerpo de su carta con apoyo fáctico.

• En su último párrafo, agradezca a los lectores y sea claro y preciso sobre lo que quiere que hagan o lo que hará por ellos.