Pregunta: Modele el siguiente proceso BPMN "tal cual" Considere el siguiente proceso para la admisión de estudiantes internacionales en una universidad. Los estudiantes completan un formulario en línea que incluye datos personales, datos de contacto, plan de estudios al que se postulan y algunos detalles sobre su formación académica. Las solicitudes en línea se

Modele el siguiente proceso BPMN "tal cual"

Considere el siguiente proceso para la admisión de estudiantes internacionales en una universidad. Los estudiantes completan un formulario en línea que incluye datos personales, datos de contacto, plan de estudios al que se postulan y algunos detalles sobre su formación académica. Las solicitudes en línea se registran en un sistema de información y todos los miembros del personal involucrados en el proceso de admisión tienen acceso a todas las solicitudes en línea. Sin embargo, los estudiantes no envían documentos electrónicamente. En su lugar, tienen que imprimir el formulario en línea (se genera un documento PDF después de completar el formulario). Luego, los estudiantes firman el formulario de solicitud y lo envían por correo junto con los documentos requeridos que incluyen:

o Copias certificadas de sus títulos y sus expedientes académicos

o Resultados de su prueba oficial de idioma inglés (se aceptan dos tipos de pruebas de idioma inglés: IELTS o TOEFL)

o Currículum vitae

Los documentos tardan una media de 2 semanas en llegar al servicio de estudiantes por correo. Cuando los documentos son recibidos físicamente por el servicio de estudiantes, se verifica que estén completos. Esta comprobación tarda unos 10 minutos. A veces faltan algunos documentos. Luego se envía un correo electrónico al estudiante y el estudiante tiene que enviar los documentos faltantes o incorrectos por servicio postal (esto sucede en alrededor del 20% de los casos). El servicio de estudiantes luego envía las copias certificadas de los títulos a una agencia especializada (ENIC), que verifica los títulos y evalúa su validez y equivalencia en términos de los estándares educativos locales. Esta agencia requiere que todos los documentos se le envíen físicamente (por correo), y todos los documentos deben ser copias certificadas de los originales. Esta es una restricción difícil y la universidad no puede hacer nada para cambiarla. La agencia también envía su evaluación a la universidad por correo. El tiempo que lleva enviar los títulos/transcripciones a la agencia ENIC y recibir una respuesta es de 2 semanas en promedio. Alrededor del 10% de las solicitudes son rechazadas después de esta verificación. Las notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico. La universidad paga una tasa a la agencia ENIC por cada verificación que realiza.

Después de la verificación ENIC, los resultados de la prueba de idioma inglés son verificados en línea por un oficial del servicio de estudiantes. Esto se hace ingresando un número de verificación que viene en la parte superior de la hoja de resultados de la prueba. Si se cuestiona la validez de los resultados de la prueba de idioma inglés después de esta verificación, se rechaza la solicitud. Verificar los resultados de la prueba de idioma inglés toma 10 minutos en promedio y es gratis. Alrededor del 10% de las solicitudes son rechazadas en esta etapa. Las notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico.

Una vez que todos los documentos de un estudiante determinado están completos y validados como se describe anteriormente, las solicitudes son evaluadas por un comité compuesto por tres miembros del personal académico. Dado que el comité solo se reúne de vez en cuando, transcurren en promedio 2 semanas entre el momento en que el servicio de estudiantes envía la copia de una solicitud a los miembros del comité (por correo interno) y el momento en que el comité toma una decisión (aceptar o rechazar) . El comité toma su decisión en base a las transcripciones académicas y el CV. El comité tarda en promedio 10 minutos en evaluar cada solicitud. Se acepta alrededor del 50% de las solicitudes recibidas por el comité.

Una vez que el comité ha tomado una decisión, la notifica al servicio de estudiantes por correo electrónico. Luego, el servicio de atención al estudiante notifica el resultado a los estudiantes. Las notificaciones tardan aproximadamente 2 días en enviarse (después de que el comité haya notificado su decisión). Las notificaciones se envían por correo electrónico y los candidatos seleccionados reciben una carta de confirmación por correo postal.

Se procesan unas 800 solicitudes al año.

Uno de los problemas que enfrenta la universidad es que los estudiantes tienen que esperar demasiado para saber el resultado de la aplicación (especialmente para los resultados exitosos). A menudo sucede que cuando un estudiante es admitido, ha decidido ir a otra universidad (los estudiantes envían múltiples solicitudes en paralelo a muchas universidades). No en vano, el gerente del servicio de estudiantes ha decidido que ya es suficiente y pone en marcha una iniciativa para mejorar este proceso. Tareas: a) Modelar el proceso "tal como está" utilizando BPMN. [5 puntos] a. SUGERENCIA: Hay más información en la descripción de este problema que necesita para el modelo de proceso de negocio.

Modele el proceso "tal como está" usando BPMN

Clasifique las actividades en el proceso en "valor agregado", "valor agregado comercial" y "actividades que no agregan valor".