Pregunta: Mini-estudio de caso: Team Building en Global Green Books Publishing Global Green Books Publishing sigue creciendo. A medida que su negocio de libros electrónicos continúa impulsando ese crecimiento, ahora continúan agregando personal para poder mantenerse al día con la demanda de los clientes. La mayoría de las personas nuevas y gran parte del personal de

Mini-estudio de caso: Team Building en Global Green Books Publishing

Global Green Books Publishing sigue creciendo. A medida que su negocio de libros electrónicos continúa impulsando ese crecimiento, ahora continúan agregando personal para poder mantenerse al día con la demanda de los clientes. La mayoría de las personas nuevas y gran parte del personal de libros electrónicos no han trabajado juntos en el área comercial original basada en la impresión de la empresa y, de hecho, son nuevos en la empresa y su cultura. Estos nuevos empleados tienen un conjunto diverso de habilidades, antecedentes y motivaciones. Sus supervisores saben cómo administrar sus proyectos, pero no siempre tienen la experiencia para intervenir y realizar cada una de las tareas únicas asignadas a los miembros del equipo. La mayoría de los empleados que han existido desde el comienzo del negocio de libros electrónicos han sido capacitados en sus técnicas de gestión de proyectos, para que puedan hacer bien el trabajo; pero no todos los empleados más nuevos han tenido esta capacitación. Hay demasiado trabajo por hacer como para tomarse un tiempo para entrenar. El supervisor necesita brindar liderazgo, inspirar a su equipo y ser un buen motivador de los miembros de su equipo, así como ser un buen administrador, preocupándose por el cumplimiento día a día y minuto a minuto de las metas del proyecto. Ser un buen motivador también significa que los supervisores deben saber escuchar para comprender qué problemas enfrentan los miembros de su equipo y las necesidades de los miembros de su equipo. Más allá de este rol de líderes, los supervisores necesitan ser buenos gerentes. Necesitan identificar las habilidades que necesitan para sus proyectos. Los supervisores de Global Green Books normalmente hacen esto cuando comienzan con la plantilla de trabajo estándar para proyectos de libros electrónicos y construyen la estructura de descomposición del trabajo (WBS) para su proyecto de libros electrónicos. A continuación, deben identificar a los miembros del equipo que tengan esas habilidades y trabajar con sus gerentes de proyecto actuales y con recursos humanos para asegurarse de que estarán disponibles para respaldar el nuevo proyecto. Con base en los análisis de las lecciones aprendidas, un supervisor también puede identificar a una persona como respaldo para un rol crítico en el proyecto, en caso de que tenga dificultades o el personal asignado no esté disponible según lo planeado. Una vez que se reúne el equipo, pueden surgir desafíos. Algunos de los desafíos que enfrentan los equipos tienen que ver con conocer el estado del trabajo, ya que los empleados a tiempo parcial llegan y entregan una parte de un proyecto a otro trabajador. Algunos se ocupan de gestionar los conflictos a medida que surgen, tanto los problemas técnicos como los permisos se retrasan y el contenido aún no se puede incorporar, lo que lleva a cambios de programación y problemas interpersonales entre el personal. Algunos de estos conflictos ocurren entre un contingente mayormente joven de estudiantes trabajadores a tiempo parcial y los empleados a tiempo completo. Los supervisores a menudo se ven atraídos a mediar o resolver estos conflictos. Realmente necesitan unir a su personal para crear equipos de proyecto altamente capaces y productivos para estos proyectos de libros electrónicos de ritmo rápido. El personal necesita confiar el uno en el otro y en su liderazgo para ser justos y equilibrar las prioridades de trabajo con los tiempos que están disponibles. Los supervisores están descubriendo que es muy importante asegurarse de que cada miembro del equipo comprenda los objetivos del proyecto, las funciones de cada miembro del equipo y cómo se interrelacionan, y el sentido de urgencia de completar el proyecto. Esta urgencia proviene de comprender los intensos cronogramas para completar los libros electrónicos y de comprender por qué es importante que todo el trabajo se una para crear un libro electrónico terminado: cualquier parte que no se complete evita que el libro electrónico final entre en control de calidad y se publique. Debido a los problemas relacionados con la ausencia de los empleados y el uso de empleados a tiempo parcial, también están tratando de asegurarse de que los empleados puedan desempeñar su función, pero también pueden ayudar en funciones relacionadas según sea necesario. Para ayudar a construir un entendimiento común del trabajo del proyecto y minimizar algunos de los conflictos, Samantha está trabajando con algunos de los supervisores para realizar una reunión de inicio del proyecto donde el equipo revisa las metas y el plan para el proyecto, y desarrolla y acuerda un estatuto del equipo del proyecto. Permitir que el equipo desarrolle su estatuto le da al supervisor la oportunidad de observar cómo el equipo trabaja en conjunto y le da al equipo la capacidad de establecer reglas básicas sobre cómo trabajarán juntos. El estatuto del equipo comienza con los objetivos del proyecto. El equipo puede establecer sus objetivos para lograr estos objetivos del proyecto. Otros temas que el equipo podría abordar en su estatuto del equipo incluyen pautas acordadas sobre cómo quieren participar en el proyecto, conducta (o comportamiento), comunicaciones entre los miembros del proyecto, comunicación del estado y problemas, resolución de problemas y celebración de reuniones. Este estatuto y sus directrices acordadas por el equipo pueden servir como base para la formación del equipo y los comportamientos del equipo durante el proyecto.

A1: ¿Cuáles son algunos de los desafíos que enfrentan los equipos de proyecto?
A2: ¿Ha encontrado alguno de estos problemas en los equipos de los que ha formado parte?
A3: ¿Qué otros problemas de equipo has experimentado?

B1: ¿Hay habilidades que los miembros del equipo necesitan para ser miembros efectivos del equipo en un proyecto?
B2: Si es así, ¿cuáles son estas habilidades?

C: ¿Por qué es importante que los miembros del equipo entiendan los objetivos y el alcance del proyecto?

D1: Piense en crear una carta del equipo. ¿Qué categorías de pautas acordaría su equipo antes de comenzar a trabajar?
D2: ¿Por qué incluirías estas categorías?

E: Haga una lluvia de ideas e identifique algunas pautas que sugeriría que sigan los equipos para cada una de estas categorías.
Participación de los miembros del equipo en el proyecto:
Conducta (o comportamiento) de los miembros del equipo:
Comunicación entre los miembros del proyecto (incluida la comunicación del estado y los problemas):
Celebración de reuniones:

F1: ¿Cuáles son las ventajas de una reunión de lanzamiento?
F2: ¿Cuáles son las ventajas de desarrollar una carta de equipo?