Pregunta: Mini-estudio de caso: desarrollo de gerentes de proyecto en Global Green Books Publishing Global Green Books Publishing continúa creciendo. Ahora tienen tres grandes clientes, dos en trabajos impresos tradicionales y el tercero es una universidad local. Producen libros electrónicos personalizados para esta universidad local. Esta nueva línea de trabajo está

Mini-estudio de caso: desarrollo de gerentes de proyecto en Global Green Books Publishing Global Green Books Publishing continúa creciendo. Ahora tienen tres grandes clientes, dos en trabajos impresos tradicionales y el tercero es una universidad local. Producen libros electrónicos personalizados para esta universidad local. Esta nueva línea de trabajo está creciendo, ya que otros clientes se enteran de su trabajo, y los gerentes de cuentas están hablando con varios otros colegios y asociaciones profesionales sobre la posibilidad de asumir proyectos adicionales en la publicación electrónica. A medida que crecieron, tuvieron que comenzar a implementar algunos conceptos de gestión de proyectos para planificar y administrar su trabajo. Los fundadores contrataron a Samantha como asociada de proyecto o gerente de proyecto a tiempo completo para ayudarlos a introducir prácticas de gestión de proyectos y ayudarlos a superar la crisis que estaban experimentando con un rápido crecimiento. Dentro de los primeros tres meses en su nuevo rol como PM, introdujo procesos formales de gestión de proyectos, creó un manual de PM y capacitó a los empleados para que hicieran bien el trabajo. En un año, la empresa estaba entregando proyectos a tiempo, los procesos de calidad funcionaban y los clientes estaban contentos con los productos. Este éxito estaba dando lugar a posibles nuevos trabajos y mayores oportunidades para atraer nuevos clientes.

A medida que el crecimiento continuaba, Samantha ahora estaba sintiendo la presión. Ella era una sola persona. Y había mucho más por hacer. Usando sus habilidades de gestión de proyectos, implementó procesos de gestión de proyectos más formales, creó un manual de PM y capacitó a los empleados para que hicieran bien el trabajo. Un área en la que se sintió especialmente estirada fue en el apoyo a los supervisores. A medida que crecía el negocio de los libros electrónicos, había más y más exigencias para los supervisores. Muchos eran excelentes técnicos de impresión que habían llamado la atención de los fundadores por sus actitudes y ética de servicio al cliente. Pero hoy, se les pedía que hicieran tareas más complejas que simplemente ejecutar una copiadora de impresión altamente automatizada. Los supervisores están interactuando con los clientes, así como con los gerentes de cuentas internos y los representantes de servicio al cliente. Están administrando empleados con un conjunto diverso de habilidades, antecedentes y motivaciones. Cada vez es más difícil para ellos pedirles a los empleados que asuman desafíos difíciles cuando ellos mismos no tienen esas habilidades y no han realizado la publicación de libros electrónicos a la que el negocio se está moviendo cada vez más.

Muchos de los supervisores han tenido un poco de tutoría en gestión de proyectos por parte de Samantha, pero aún saben que tienen que ser tanto líderes como gerentes. A medida que los equipos de proyecto se unen para trabajar en libros electrónicos, surgen desafíos. Algunos de los desafíos tienen que ver con conocer el estado del trabajo, ya que los empleados a tiempo parcial llegan y entregan una parte de un proyecto a otro trabajador. Algunos se ocupan de gestionar los conflictos a medida que surgen, tanto los problemas técnicos como los permisos se retrasan y el contenido aún no se puede incorporar, lo que lleva a cambios de programación y problemas interpersonales entre el personal. Algunos de estos conflictos ocurren entre un contingente mayormente joven de estudiantes trabajadores a tiempo parcial y los empleados a tiempo completo.

Los supervisores a menudo se ven atraídos a mediar o resolver estos conflictos. Realmente necesitan unir a su personal para crear equipos de proyecto altamente capaces y productivos para estos proyectos de libros electrónicos de ritmo rápido. El personal necesita confiar el uno en el otro y en su liderazgo para ser justos y equilibrar las prioridades de trabajo con los tiempos que están disponibles. El supervisor necesita brindar liderazgo, inspirar a su equipo y ser un buen motivador de los miembros de su equipo, además de ser un buen gerente, preocupándose por el cumplimiento día a día y minuto a minuto de las metas del proyecto. Ser un buen motivador también significa que los supervisores deben saber escuchar para comprender qué problemas enfrentan los miembros de su equipo y las necesidades de los miembros de su equipo.

Los supervisores se estaban dando cuenta de que como grupo necesitaban dos cosas. Una fue una mayor comprensión de las habilidades de las personas, o las llamadas habilidades “suaves”, para ayudar a que sean más efectivas. El otro fue más apoyo en la gestión de proyectos, ya que necesitaban realizar un mejor seguimiento de los detalles del trabajo, y la programación y reprogramación a nivel de tarea que estaba ocurriendo a medida que los miembros del equipo iban y venían por sus turnos de trabajo y que los permisos a veces tardan más de lo planeado en obtenerse. .

Samantha está comenzando a analizar con su gerencia y con el grupo de capacitación y recursos humanos cómo pueden satisfacer algunas de estas necesidades. Tal vez se podría organizar alguna capacitación de desarrollo de liderazgo para supervisores. Y está hablando con su gerencia sobre la creación de una oficina de gestión de proyectos (PMO) para tener personal de gestión de proyectos disponible para ayudar a los supervisores con algunos de sus desafíos de programación y seguimiento del trabajo. Espera que abordar estos dos problemas hará que la entrega de su libro electrónico sea mucho más fluida.

Comente los siguientes aspectos del estudio de caso:

a) ¿Cuáles son algunos de los desafíos que enfrentan los supervisores?

b) ¿Qué habilidades cree que necesitan los supervisores para ser gerentes de proyecto efectivos? ¿Por qué necesitan estas habilidades?

c) ¿Hay habilidades que los miembros del equipo necesitan para ser miembros efectivos del equipo en un proyecto? Si es así, ¿cuáles son estas habilidades?

d) ¿Qué característica o habilidad cree que es la característica más significativa de un gerente de proyecto eficaz?

e) ¿Qué pasos podrían tomar los gerentes de proyecto para ayudar a que sus equipos sean más efectivos?

f) ¿Qué consejo le daría a Samantha sobre la creación de una oficina de gestión de proyectos? ¿Qué funciones podría desempeñar este personal y cómo podrían interactuar con los proyectos existentes?

g) ¿Puede describir otras formas en que podría organizarse esta función de PMO?