Pregunta: ESTUDIO DE CASO: Los nuevos sistemas ayudan a Plan International a administrar sus recursos humanos Fundada en 1937, Plan International es una de las organizaciones de desarrollo infantil más grandes y antiguas del mundo, que promueve los derechos y las oportunidades de los niños necesitados. Con sede mundial en Surrey, Reino Unido, la organización tiene

ESTUDIO DE CASO: Los nuevos sistemas ayudan a Plan International a administrar sus recursos humanos

Fundada en 1937, Plan International es una de las organizaciones de desarrollo infantil más grandes y antiguas del mundo, que promueve los derechos y las oportunidades de los niños necesitados. Con sede mundial en Surrey, Reino Unido, la organización tiene operaciones en más de 70 países (incluidos 51 países en desarrollo de África, Asia y las Américas) y trabajó con 81,5 millones de niños en más de 86.676 comunidades en 2014. Plan International ha crecido de manera constante a lo largo de los años y cuenta con más de 1200 empleados remunerados y más de 9000 voluntarios. Plan International no está afiliado a ningún grupo político o religioso ni a ningún gobierno. Obtiene aproximadamente la mitad de sus fondos de donaciones de corporaciones, gobiernos y fideicomisos y el resto de personas dispuestas a patrocinar a un niño. Plan International trabaja con niños, familias, comunidades y gobiernos locales para generar cambios positivos para los niños en salud, educación, agua y saneamiento, protección, seguridad económica y cómo hacer frente a catástrofes como guerras, inundaciones, terremotos y otros desastres naturales. . Por ejemplo, Plan ha enviado trabajadores para ayudar a los niños afectados por el tifón Haiyan de 2013 en Filipinas y el brote del virus del Ébola en África Occidental. Además de coordinar los esfuerzos de respuesta a emergencias, Plan realiza campañas de información sobre salud pública y capacita a trabajadores de salud y asistencia. El objetivo de Plan es llegar a tantos niños desfavorecidos como sea posible, y esto requiere un enfoque altamente coordinado. Cuando ocurre una emergencia, Plan debe ubicar y desplegar los recursos más apropiados donde sea que se requieran. Para lograr esto, un equipo de socorro en casos de desastre en la oficina central de Plan debe analizar los datos de todos sus 10,000 trabajadores humanitarios en 70 países para ver qué personas tienen las habilidades y la experiencia adecuadas en asistencia médica, protección infantil, educación y administración de refugios para brindar la servicios necesarios. Por lo general, las personas elegidas para responder a una emergencia específica tendrán una variedad de habilidades, incluidos los trabajadores de primera línea con conocimiento del idioma y del área local. Plan ahora tiene la capacidad de ver datos sobre las habilidades de todos sus trabajadores en el momento en que ocurre una emergencia, por lo que puede responder de inmediato con el equipo de personas adecuado. El plan ahora puede recopilar instantáneamente información pertinente sobre sus trabajadores gracias a sus nuevos sistemas de recursos humanos (HR). Los sistemas de recursos humanos permiten a Plan realizar un seguimiento no solo de las habilidades que las personas aportan cuando son contratadas, sino también de cualquier capacitación adicional o experiencia que hayan adquirido para responder a emergencias ante desastres mientras trabajaban para Plan. Los sistemas de recursos humanos también ayudan a Plan a administrar las subvenciones y donaciones que recibe. Cuando llega una donación por primera vez, se envía a la sede central de Plan en Londres y se asigna desde allí. Si, por ejemplo, Plan recibe una subvención de $40 millones para usar en Sierra Leona, Plan necesitará diferentes personas para administrar esa subvención para Plan. El plan debe poder escanear la organización a nivel mundial para encontrar a las personas adecuadas. Antes de que se implementaran los nuevos sistemas de recursos humanos, Plan trabajaba con sistemas descentralizados muy obsoletos que eran parcialmente manuales. La organización tenía que realizar un seguimiento de los empleados utilizando un mosaico de 30 diferentes sistemas de recursos humanos, hojas de cálculo y documentos. Podría tomar semanas localizar personas con las habilidades lingüísticas adecuadas, experiencia en desastres y capacitación médica. Cuando un terremoto masivo azotó a Haití en 2010, Plan tuvo que enviar un correo electrónico a todos preguntando si el personal conocía a alguien que pudiera hablar francés, tuviera las habilidades adecuadas de gestión de desastres y si estábamos disponibles para ayudar. En 2012, Plan comenzó a buscar un sistema de recursos humanos que pudiera manejar su creciente fuerza de trabajo global, respaldar procesos comunes en todas las regiones y entregar información en una plataforma móvil segura en regiones donde la infraestructura tecnológica no estaba bien desarrollada. La organización seleccionó un sistema de recursos humanos basado en la nube de SuccessFactors de SAP, así como un software local de SAP, que cumplían con estos requisitos y están integrados entre sí. La implementación del nuevo sistema comenzó en mayo de 2013. Se necesitaron solo 16 semanas para implementar un sistema completamente operativo en la sede internacional de Plan, y todas las regiones internacionales de Plan se incorporaron al sistema en 2014. El sistema SuccessFactors basado en la nube se ejecuta en una computadora remota gestionados por SuccessFactors y es accesible a los usuarios a través de Internet. El sistema proporciona un perfil de empleado centralizado con una visión integral de los conjuntos de habilidades, conocimientos, experiencia e intereses profesionales de los empleados. A través de una interfaz intuitiva, los empleados pueden actualizar su propia información, creando un directorio de fácil búsqueda SESIÓN INTERACTIVA: ORGANIZACIONES Los nuevos sistemas ayudan a Plan International a administrar sus recursos humanos 80 Parte uno Organizaciones, administración y el directorio empresarial en red al que todos los empleados pueden acceder. El plan utiliza módulos de software de SuccessFactors para reclutamiento, desempeño y metas, sucesión y desarrollo, compensación y aprendizaje. El plan también implementó SuccessFactors Workforce Planning y el software local SAP Personnel Administration and Organization Management. La planificación de la fuerza laboral implica la identificación y el análisis sistemáticos de lo que una organización necesitará en términos de tamaño, tipo, experiencia, conocimiento, habilidades y calidad de su fuerza laboral para lograr sus objetivos comerciales. El software de administración de personal de SAP administra el mantenimiento de registros de los empleados y los datos organizacionales relacionados con el reclutamiento, la selección, la retención, el desarrollo y la evaluación del personal. El software de gestión de organizaciones de SAP permite a las organizaciones representar y analizar sus estructuras organizativas y de informes. Los nuevos sistemas de recursos humanos brindan una vista panorámica de toda la fuerza laboral de Plan, mostrando de inmediato cuántas personas trabajan para Plan, dónde se encuentran, qué habilidades poseen, sus responsabilidades laborales y sus trayectorias profesionales. El personal central de recursos humanos de Plan dedica mucho menos tiempo a la búsqueda de información. Por ejemplo, recopilar y analizar datos de las revisiones de desempeño de los empleados, incluidos 4. ¿Cómo mejoraron estos sistemas la eficiencia operativa? 5. ¿Cómo mejoraron estos sistemas la toma de decisiones? Dé ejemplos de dos decisiones mejoradas por los nuevos sistemas de Plan. los cálculos salariales basados en el desempeño solían demorar hasta seis meses. Ahora, todo lo que se necesita es presionar un botón. Los empleados pueden acceder a sus registros de recursos humanos en línea y actualizar información como una dirección, detalles familiares y contactos de emergencia. Al permitir que los empleados realicen estas tareas por sí mismos, Plan ahorra tiempo valioso al personal de recursos humanos, que puede dedicarse a un trabajo de mayor valor agregado. El plan también puede mostrar a sus donantes exactamente cómo se gastaron sus contribuciones y los resultados. Con el software de recursos humanos SAP y SuccessFactors, el personal de Plan puede identificar y enviar trabajadores de socorro a las zonas de desastre en cuestión de horas. Cuando el tifón Haiyan azotó Filipinas en noviembre de 2013, los especialistas de Plan llegaron al lugar en 72 horas. Poder desplegar personal en emergencias tan rápidamente ha salvado más vidas. Además, el tiempo de respuesta mejorado de Plan lo ha ayudado a asegurar nuevas fuentes de financiamiento al darle más credibilidad ante gobiernos, corporaciones y otras fuentes de subvenciones y donaciones.

Fuente: Sistemas de Información Gerencial: Administrando la Empresa Digital ( ^15ª Edición, 2017, pp 80-81)

PREGUNTAS DE CASOS

1. Describa el problema que enfrenta Plan International. ¿Qué factores de gestión, organización y tecnología contribuyeron a este problema?

2. Describa la solución del sistema a este problema. Describa los tipos de sistemas utilizados para la solución.

3. ¿Por qué son tan importantes los recursos humanos en Plan International?

4. ¿Cómo mejoraron estos sistemas la eficiencia operativa?

5. ¿Cómo mejoraron estos sistemas la toma de decisiones? Dé ejemplos de dos decisiones mejoradas por los nuevos sistemas de Plan.