Pregunta: Estudio de caso de Community Medical Associates Community Medical Associates (CMA) es un gran sistema de atención médica con 2 hospitales, 25 centros de salud satélites y 56 clínicas ambulatorias. CMA tuvo 1,5 millones de visitas de pacientes ambulatorios y 60.000 admisiones de pacientes hospitalizados el año anterior. Hace apenas unos años, el sistema de

Estudio de caso de Community Medical Associates

Community Medical Associates (CMA) es un gran sistema de atención médica con 2 hospitales, 25 centros de salud satélites y 56 clínicas ambulatorias. CMA tuvo 1,5 millones de visitas de pacientes ambulatorios y 60.000 admisiones de pacientes hospitalizados el año anterior. Hace apenas unos años, el sistema de prestación de atención médica de CMA tenía problemas importantes con la calidad de la atención. Los largos tiempos de espera de los pacientes, la información clínica y del paciente descoordinada y los errores médicos plagaron el sistema. Los médicos, enfermeras, técnicos de laboratorio, gerentes y estudiantes de medicina en formación estaban muy molestos con el laberinto de formularios, bases de datos y enlaces de comunicación. La contabilidad y la facturación se encontraban en una situación de confusión constante y en constante corrección de facturas médicas y pagos de seguros. La complejidad del sistema de información y comunicación de CMA abrumaba a su gente.

Antes de rediseñar sus sistemas, los médicos se enfrentaban a una compleja variedad de citas y horarios para atender a los pacientes en el hospital, los centros y las clínicas. Por ejemplo, un paciente anciano con dolor en el hombro se haría una radiografía en la clínica pero tendría que programar una cita para una tomografía computarizada en el hospital. Además, la sangre del paciente se envió a un laboratorio externo y las notas del médico se transcribieron de las grabadoras. Radiología leería e interpretaría las radiografías y los escáneres corporales en un informe de consultor. Los registros de medicamentos pasados y presentes se mantuvieron en el hospital y en las farmacias externas. Los médicos escribían recetas en papel para cada paciente. La información de facturación y seguro del paciente se mantenía en una base de datos separada. El historial médico del paciente estaba en parte en papel y en parte electrónico. El expediente médico en papel se puede almacenar en el hospital, centros o clínicas. Las enfermeras escribieron a mano sus notas sobre cada paciente, pero sus notas rara vez se ingresaban en los registros o expedientes médicos del paciente.

“Debemos acceder a una base de datos para los resultados de laboratorio, luego desconectarnos y acceder a otro sistema de radiología, luego desconectarnos y acceder al sistema de farmacia CMA para obtener una vista integrada de la salud del paciente. Si no puedo encontrar los registros del paciente dentro de cinco minutos, tengo que abandonar mi búsqueda y decirle al paciente que espere o haga otra cita”, dijo un médico. El médico continuó: “Tienes que abandonar al paciente porque tienes que pasar a pacientes que realmente puedas diagnosticar y ayudar. Si no abandona al paciente, puede tomar decisiones clínicas sobre la salud del paciente sin tener un conjunto completo de información. No tener toda la información médica rápidamente tiene un impacto directo en la calidad de la atención y la satisfacción del paciente”.

Actualmente, CMA utiliza un sistema operativo integrado que consolida más de 50 bases de datos de CMA en una sola. Los proveedores de atención médica en el sistema CMA ahora tienen acceso a estos registros a través de 7,000 terminales de computadora. Usando muchos niveles de seguridad y algunas bases de datos restringidas, se puede acceder a toda la información del paciente en menos de dos minutos. Por ejemplo, las categorías delicadas de registros de pacientes, como problemas psiquiátricos y de SIDA, se mantuvieron en bases de datos súper restringidas. A CMA le costó $ 4,46 recuperar y transportar el historial médico en papel de un solo paciente a la ubicación adecuada, mientras que recuperar y transportar electrónicamente el registro médico electrónico más completo y actualizado rápidamente cuesta $ 1,32. Los registros médicos de un paciente se recuperan en promedio 1,4 veces para servicios ambulatorios y 4,8 veces para admisiones de pacientes hospitalizados. Además, CMA ha gastado más dinero en la seguridad de la base de datos, aunque no ha podido asignar un valor monetario a esto. Los registros de auditoría de seguridad electrónica muestran quién inicia sesión, cuándo, cuánto tiempo ve un archivo específico y qué información ha sido visto.

El mismo médico que hizo los comentarios anteriores hace dos años ahora dijo: “La velocidad del sistema es lo que me gusta. Ahora puedo tomar decisiones clínicas informadas para mis pacientes. Si antes tomaba varios días y, a veces, semanas transcribir las notas médicas de mis pacientes, ahora no toma más de 48 horas verlas aparecer en el sistema CMA. A menudo mis notas están en el sistema el mismo día. Diría que usamos aproximadamente la mitad del papel que usamos con el sistema anterior. También me encuentro editando y corrigiendo errores de transcripción en la base de datos, por lo que ahora es más precisa”.

La próxima fase en el desarrollo del sistema integrado de CMA es conectarlo a proveedores, laboratorios y farmacias externos, otros hospitales y las computadoras de los médicos.

Preguntas de casos para discusión

1. Explique cómo CMA utilizó los cuatro principios de los sistemas operativos lean para mejorar el rendimiento.

2. Usando la información del caso, haga un bosquejo de la cadena de valor original en papel y compárela con un bosquejo de la cadena de valor electrónica moderna, que usa una base de datos común. Explique cómo se podría comparar el rendimiento de ambos sistemas.

3. ¿Cuál es el ahorro anual total en costos de recuperación de registros con los sistemas antiguos (en papel) versus los nuevos (electrónicos)?

4. ¿Esta iniciativa de mejora de CMA tiene algún efecto sobre la sostenibilidad? ¿Si es así, cómo? Si no, ¿por qué?

5. Usando principios lean, ¿puede mejorar simultáneamente la velocidad y la calidad mientras reduce el desperdicio y los costos? ¿Cuáles son las compensaciones? Explique su razonamiento.