Pregunta: Estudio de caso: Compañía Margo “He convocado esta reunión, señores, porque esa fábrica de papel que llamamos computadora nuestra organización está aumentando nuestras tasas de gastos generales”, resopló Richard Margo, presidente, mientras miraba alrededor de la mesa a los vicepresidentes de gestión de proyectos, ingeniería, fabricación, marketing,

Estudio de caso: Compañía Margo

“He convocado esta reunión, señores, porque esa fábrica de papel que llamamos computadora
nuestra organización está aumentando nuestras tasas de gastos generales”, resopló Richard Margo, presidente,
mientras miraba alrededor de la mesa a los vicepresidentes de gestión de proyectos,
ingeniería, fabricación, marketing, administración y sistemas de información.
“Parece que estamos desarrollando informes más rápido de lo que podemos actualizar nuestras instalaciones informáticas.
Hace apenas un año, actualizamos nuestra computadora y ahora estamos operando tres
turnos al día, los siete días de la semana. ¿A dónde vamos desde aquí?"
Información del vicepresidente: “Como todos saben, Richard me preguntó, hace unos dos meses,
para investigar este gigantesco aumento en el flujo de papeleo. no hay duda
que estamos recibiendo demasiados informes. La pregunta es, ¿estamos pagando demasiado
dinero por la información que obtenemos? He investigado todos nuestros departamentos y
su personal clave. La mayoría de los cuestionarios de las encuestas indican que estamos recibiendo
demasiada información. Sólo un pequeño porcentaje de cada informe parece ser necesario.
Además, muchos de los informes llegan demasiado tarde. estoy hablando de programado
informes, no informes de planificación, demanda o excepción”.
VP de gestión de proyectos: “Cada reporte que la gente pueda recibir es necesario para nosotros
para tomar decisiones con eficacia con respecto a la planificación, organización y control
cada proyecto Mi gente son los mayores usuarios y no podemos vivir con menos
informes."
VP información: “¿Tu gente puede vivir con menos información en cada informe?
¿Se pueden recibir algunos de los informes con menos frecuencia?”
VP de gestión de proyectos: “Algunos de nuestros informes tienen demasiada información en
a ellos. Pero los necesitamos con la frecuencia que tenemos ahora”.
VP de ingeniería: “Mi gente utiliza alrededor del 20 por ciento de la información en
la mayoría de nuestros informes. Una vez que nuestra gente encuentra la información que busca, el informe se
descartado. Eso es porque sabemos que cada gerente de proyecto conservará una copia.
Además, solo los gerentes de departamento y los supervisores de sección leen los informes”.
Información del vicepresidente: "¿Pueden ingeniería y fabricación obtener la información que
necesita de otras fuentes, como la oficina del proyecto?
VP de gestión de proyectos: “¡Espere un minuto! Mi gente no tiene tiempo para actuar como
empujadores de papel para cada jefe de departamento. Todos sabemos que los departamentos
no puede funcionar sin estos informes. ¿Por qué deberíamos asumir la carga?
Información del vicepresidente: “Todo lo que intento decir es que muchos de nuestros informes se pueden combinar
en otros más pequeños y posiblemente más concisos. La mayoría de nuestros informes son
lo suficientemente flexible para cumplir con los cambios en nuestro negocio operativo. Tenemos dos juegos de
informes: uno para el cliente y otro para nosotros. Si el cliente quiere el informe en
una moda específica, él paga por ello. ¿Por qué no podemos actuar como nuestro propio cliente e intentar
para hacer un sistema de informes que todos podamos usar?
VP de ingeniería: “Muchos de los informes obviamente no justifican el costo. Podemos
generar el número mínimo de informes y pasarlo a alguien superior o
más bajo en la organización?
VP de gestión de proyectos: “Necesitamos informes semanales, y los necesitamos en
Los lunes por la mañana. Sé que a nuestra gente de computadoras no le gusta trabajar los domingos
tardes, pero no tenemos elección. Si no tenemos esos informes los lunes por la mañana,
no podemos controlar el tiempo, el costo y el rendimiento”.
Información VP: “No hay informes generados a partir de los datos pertinentes en nuestro
funciona la computadora original. Esto me parece que cada informe es un trato de una sola vez.
Tiene que haber margen de mejora.
“He preparado una lista de verificación para cada uno de ustedes con cuatro preguntas principales. Hacer
¿Quieres información resumida o detallada? ¿Cómo quieres que se vea la salida?
¿Cuántas copias necesitas? ¿Con qué frecuencia necesita estos informes?”
Richard Margo: “En las formas de organización del proyecto, el proyecto existe como un
entidad excepto para fines administrativos. Estos informes forman parte de ese proceso administrativo
objetivo. Combinando esto con el alto costo de administración en nuestro proyecto
estructura, nunca seguiremos siendo competitivos a menos que reduzcamos nuestros gastos generales. Voy
para dejarlo en sus manos. Intente reducir el número de informes, pero no sacrifique

la información necesaria que necesita para controlar los proyectos y sus recursos.”

Responda las siguientes preguntas basadas en el estudio de caso de “Margo Company” que se encuentra en su asignación de lectura Gestión de proyectos: Casos prácticos:

a. ¿Cómo resolverías el problema en Margo Company?
b. ¿Son estos problemas comunes a las organizaciones de gestión de proyectos?
C. ¿Se pueden planificar estos problemas inicialmente en el desarrollo de una estructura de gestión de proyectos?
d. ¿Por qué ocurren estos problemas?