Pregunta: Estudio de caso 1: Un día en la vida Rachel, la directora de proyectos de un gran proyecto de sistemas de información, llega temprano a su oficina para ponerse al día con el trabajo antes de que lleguen sus compañeros de trabajo y el equipo del proyecto. Sin embargo, cuando entra en la oficina se encuentra con Neil, uno de sus compañeros directores de

Estudio de caso 1:

Un día en la vida Rachel, la directora de proyectos de un gran proyecto de sistemas de información, llega temprano a su oficina para ponerse al día con el trabajo antes de que lleguen sus compañeros de trabajo y el equipo del proyecto. Sin embargo, cuando entra en la oficina se encuentra con Neil, uno de sus compañeros directores de proyecto, que también quiere empezar el día temprano. Neil acaba de completar un proyecto en el extranjero. Pasan 10 minutos socializando y poniéndose al día con noticias personales.

Rachel tarda 10 minutos en llegar a su oficina y acomodarse. Luego revisa su correo de voz y enciende su computadora. Ella estuvo en el sitio de su cliente el día anterior hasta las 7:30 p. m. y no ha revisado su correo electrónico o correo de voz desde las 3:30 p. m. del día anterior. Hay 7 mensajes telefónicos, 16 correos electrónicos y 4 notas en su escritorio. Pasa 15 minutos revisando su agenda y las listas de "cosas por hacer" del día antes de responder a los mensajes que requieren atención inmediata. Rachel pasa los siguientes 25 minutos revisando los informes del proyecto y preparándose para la reunión de estado semanal. Su jefe, que acaba de llegar a la oficina, la interrumpe. Pasan 20 minutos discutiendo el proyecto. Comparte el rumor de que un miembro del equipo está usando estimulantes en el trabajo. Ella le dice que no ha visto nada sospechoso, pero que vigilará al miembro del equipo. La reunión de estado del proyecto de las 9:00 a. m. comienza 15 minutos tarde porque dos de los miembros del equipo tienen que terminar un trabajo para un cliente. Varias personas van a la cafetería a tomar café y donas mientras otras discuten sobre el partido de béisbol de la noche anterior. Los miembros del equipo llegan y los 45 minutos restantes de la reunión de revisión del progreso sacan a la superficie los problemas del proyecto que deben abordarse y asignarse para la acción. Después de la reunión, Rachel baja por el pasillo para reunirse con Victoria, otra directora de proyectos de SI. Pasan 30 minutos revisando asignaciones de proyectos ya que los dos comparten personal. El proyecto de Victoria está atrasado y necesita ayuda. Negocian un trato que debería hacer que el proyecto de Victoria vuelva a encarrilarse. Regresa a su oficina y hace varias llamadas telefónicas y devuelve varios correos electrónicos antes de bajar las escaleras para visitar a los miembros de su equipo de proyecto. Su intención es dar seguimiento a un problema que surgió en la reunión del informe de estado. Sin embargo, su simple, "Hola chicos, ¿cómo van las cosas?" provoca una corriente de respuestas descontentas de las “tropas”. Después de escuchar pacientemente durante más de 20 minutos, se da cuenta de que, entre otras cosas, varios de los gerentes del cliente están comenzando a solicitar características que no estaban en la declaración del alcance del proyecto original. Ella le dice a su gente que se ocupará de esto de inmediato.

Al regresar a su oficina, trata de llamar a su contraparte John en la firma del cliente, pero le dicen que no se espera que regrese del almuerzo hasta dentro de una hora. En ese momento, Eddie pasa y dice: "¿Qué tal el almuerzo?" Eddie trabaja en la oficina de finanzas y pasan la siguiente media hora en la cafetería de la empresa cotilleando sobre política interna. Le sorprende saber que Jonah Johnson, el director de proyectos de sistemas, podría unirse a otra empresa. Jonah siempre ha sido un poderoso aliado. Regresa a su oficina, responde algunos correos electrónicos más y finalmente se comunica con John. Pasan 30 minutos repasando el problema. La conversación termina con John prometiendo investigar un poco y volver con ella lo antes posible. Rachel pone un cartel de "No molestar" en su puerta y se acuesta en su oficina. Ella escucha el tercer y cuarto movimiento del cuarteto de cuerdas de Ravel en fa en auriculares. Luego, Rachel toma el ascensor hasta el tercer piso y habla con el agente de compras asignado a su proyecto. Pasan los siguientes 30 minutos explorando formas de llevar el equipo necesario al sitio del proyecto antes de lo planeado. Finalmente autoriza la entrega urgente. Cuando regresa a su oficina, su calendario le recuerda que está programada para participar en una conferencia telefónica a las 2:30. Todos tardan 15 minutos en conectarse. Durante este tiempo, Rachel se pone al día con algunos correos electrónicos. La siguiente hora se dedica a intercambiar información sobre los requisitos técnicos asociados con una nueva versión de un paquete de software que están utilizando en proyectos de sistemas como el de ella.

Rachel decide estirar las piernas y sale a caminar por el pasillo donde entabla breves conversaciones con varios compañeros de trabajo. Ella hace todo lo posible para agradecer a Chandra por su análisis reflexivo en la reunión del informe de estado. Ella regresa y descubre que John le ha dejado un mensaje para que lo llame lo antes posible. Se pone en contacto con John, quien le informa que, según su gente, el representante de marketing de su empresa había hecho ciertas promesas sobre las funciones específicas que proporcionaría su sistema. No sabe cómo ocurrió esta falla en la comunicación, pero su gente está bastante molesta por la situación. Rachel agradece a John por la información e inmediatamente sube las escaleras hacia donde reside el grupo de marketing. Ella pide ver a Mary, una gerente senior de marketing. Ella espera 10 minutos antes de ser invitada a su oficina. Después de una discusión acalorada, ella se va 40 minutos después y Mary accede a hablar con su gente sobre lo que se prometió y lo que no se prometió. Ella baja las escaleras con su gente para darles una actualización de lo que está sucediendo. Dedican 30 minutos a revisar el impacto que las solicitudes del cliente podrían tener en el cronograma del proyecto. También comparte con ellos los cambios de horario que ella y Victoria habían acordado. Después de darle las buenas noches a su equipo, sube las escaleras a la oficina de su jefe y pasa 20 minutos actualizándolo sobre los eventos clave del día. Regresa a su oficina y pasa 30 minutos revisando correos electrónicos y documentos del proyecto. Inicia sesión en el cronograma del proyecto MS de su proyecto y dedica los siguientes 30 minutos a trabajar con escenarios hipotéticos. Revisa el horario de mañana y escribe algunos recordatorios personales antes de comenzar su viaje de 30 minutos a casa.

Preguntas y respuestas

1. ¿Con qué eficacia crees que Rachel pasó su día?

2. ¿Qué le dice el caso acerca de cómo es ser un gerente de proyecto?