Pregunta: Escenario 2: El día de Cheryl Cheryl llega a las 7 am para tener un momento de tranquilidad, pero comienzan las interrupciones: su jefe, su equipo, el departamento de ventas, los clientes externos, incluso su familia. Antes tenía un plan diario con prioridades, pero se encuentra abandonando su plan día tras día porque las prioridades cambian constantemente.

Escenario 2: El día de Cheryl

Cheryl llega a las 7 am para tener un momento de tranquilidad, pero comienzan las interrupciones: su jefe, su equipo, el departamento de ventas, los clientes externos, incluso su familia. Antes tenía un plan diario con prioridades, pero se encuentra abandonando su plan día tras día porque las prioridades cambian constantemente. La crisis diaria se está convirtiendo en un evento predecible y las interrupciones están aumentando. La gestión del tiempo fue una habilidad que Cheryl desarrolló hace un tiempo, pero los desafíos, la tecnología y el ritmo de hoy están más allá de sus habilidades de gestión del tiempo.

Intentó utilizar un método de planificación basado en prioridades, pero cada solicitante, colega o cliente siente que su prioridad es la más importante. Es más rápido ocuparse primero de las personas más ruidosas, exigentes y poderosas. Sin embargo, este enfoque la lleva a tener conflictos con su equipo, su jefe y otros departamentos. Su área de trabajo está llena de recordatorios en post-it, aunque también utiliza su calendario de Outlook y cuadernos en papel para capturar información. Ahora se ha convertido en una persona que interrumpe, pidiendo información a su equipo en respuesta a las situaciones con los clientes en las que se está involucrando.

Después de una jornada de trabajo prolongada, se va a casa agotada y desanimada porque, si bien estuvo ocupada todo el día, hubo algunas prioridades importantes que no abordó. Cuando se hizo cargo de este equipo por primera vez, mantuvo reuniones individuales para desarrollar a su equipo y reuniones de equipo para mejorar los procesos y la calidad. Abandonó todos esos objetivos y también las conferencias profesionales para su propio desarrollo. No hay tiempo.

Preguntas 1

¿Qué método de planificación es mejor para Cheryl?

Seleccione una:

Deshazte de los post-it y anota todo en una agenda electrónica.

Planifique/deje tiempo para interrupciones.

Planifique trabajar en los elementos de mayor prioridad a primera hora de la mañana o cuando comience a trabajar.

Utilice el tiempo del fin de semana para ponerse al día con los asuntos de alta prioridad que no está logrando abordar.

Pregunta 2

Cheryl se dirige directamente a cada uno de los miembros de su equipo cuando necesita algo. A veces es más fácil caminar hasta su cubículo; otras veces les pide que vengan a verla. Es consciente de que a veces se enfadan y necesita averiguar cómo conseguir lo que necesita sin interrumpirlos. La mejor solución es:

Seleccione una:

Déjeles saber desde el principio que los interrumpirá sólo por buenas razones.

Envíeles un mensaje instantáneo o un mensaje de texto en lugar de ir a sus cubículos.

Realice mini reuniones rápidas tres veces por semana para eliminar las interrupciones cuando sea necesario.

Pídale al equipo ideas sobre cómo resolver el problema.

Pregunta 3

Las reuniones intradepartamentales son frecuentes, tanto programadas como espontáneas, y se espera que Cheryl asista. Estas reuniones suelen extenderse más allá del tiempo programado debido a varias razones: las personas no están preparadas, los propósitos de la reunión no siempre están claros y los asistentes necesarios no siempre están presentes. ¿Cuál es la mejor acción que Cheryl puede tomar?

Seleccione una:

Planifique con precisión el tiempo que realmente tomarán estas reuniones.

Informe a la persona que dirige la reunión que se marchará a la hora final programada.

Ofrecer liderar un equipo a corto plazo para redactar algunas pautas y herramientas para reuniones.

Envíe a un miembro del equipo para que ocupe su lugar y presente un informe resumido.