Pregunta: En Hard Rock Cafe, como muchas organizaciones, la gestión de proyectos es una herramienta de planificación clave. Con el crecimiento constante de Hard Rock en hoteles y cafés, la remodelación de los cafés existentes, la programación de lugares para eventos y conciertos de Hard Rock Live y la planificación del Rockfest anual, los gerentes confían en las

En Hard Rock Cafe, como muchas organizaciones, la gestión de proyectos es una herramienta de planificación clave. Con el crecimiento constante de Hard Rock en hoteles y cafés, la remodelación de los cafés existentes, la programación de lugares para eventos y conciertos de Hard Rock Live y la planificación del Rockfest anual, los gerentes confían en las técnicas y el software de gestión de proyectos para mantener el rendimiento del programa y el presupuesto.

“Sin Microsoft Project”, dice el vicepresidente de Hard Rock, Chris Tomasso, “no hay forma de mantener a tanta gente en la misma página”. Tomasso está a cargo del evento Rockfest, al que asisten más de 100.000 fanáticos entusiastas. El desafío es lograrlo dentro de un ajustado horizonte de planificación de 9 meses. A medida que se acerca el evento, Tomasso dedica mayor energía a sus actividades. Durante los primeros 3 meses, Tomasso actualiza mensualmente sus gráficos de Microsoft Project. Luego, a los 6 meses, actualiza su progreso semanalmente. A los 9 meses, revisa y corrige su horario dos veces por semana.

Al principio del proceso de gestión de proyectos, Tomasso identifica 10 tareas principales (llamadas actividades de nivel 2 en una estructura de desglose del trabajo o WBS):† contratación de talentos, venta de entradas, marketing/PR, promoción en línea, televisión, producción de espectáculos, viajes, patrocinios, operaciones y comercialización. Usando una WBS, cada uno de estos se divide en una serie de subtareas. La Tabla 3.8 identifica 26 de las principales actividades y subactividades, sus predecesores inmediatos y estimaciones de tiempo. Tomasso ingresa todo esto en el software Microsoft Project.‡ Tomasso modifica el documento de Microsoft Project y la línea de tiempo a medida que avanza el proyecto. “Está bien cambiarlo siempre y cuando te mantengas en el buen camino”, afirma.

El día del concierto de rock en sí no es el final de la planificación del proyecto. No son más que sorpresas. Una banda que no puede llegar al lugar debido a los atascos es una sorpresa, pero una sorpresa 'anticipada'. Teníamos un helicóptero listo para llevar a la banda”, dice Tomasso.

Al finalizar el Rockfest en julio, Tomasso y su equipo tienen un respiro de 3 meses antes de comenzar nuevamente el proceso de planificación del proyecto.

Algunas de las principales actividades y subactividades del Plan Rockfest:

Preguntas de discusión

1. Identificar la ruta crítica y sus actividades para Rockfest. ¿Cuánto tiempo toma el proyecto?

2. ¿Qué actividades tienen un tiempo de holgura de 8 semanas o más?

3. Identifique cinco desafíos principales que enfrenta un gerente de proyecto en eventos como este.

4. ¿Por qué es útil una estructura de desglose del trabajo en un proyecto como este? Tome las 26 actividades y divídalas en lo que crea que deberían ser tareas de nivel 2, nivel 3 y nivel 4.

5. Muestre su trabajo y explique