Pregunta: EL NUEVO ERP Una gran universidad pública con más de 20 ubicaciones en una ciudad importante actualmente tiene cerca de 100 computadoras y sistemas de software diferentes para administrar funciones tales como registro de estudiantes, facturación y cobranza, compras, recursos humanos y nómina. Algunos de estos sistemas se ejecutan en computadoras centrales

EL NUEVO ERP Una gran universidad pública con más de 20 ubicaciones en una ciudad importante actualmente tiene cerca de 100 computadoras y sistemas de software diferentes para administrar funciones tales como registro de estudiantes, facturación y cobranza, compras, recursos humanos y nómina. Algunos de estos sistemas se ejecutan en computadoras centrales "heredadas", mientras que se puede acceder a otros en computadoras personales en toda la universidad. La universidad ha nombrado a un nuevo rector, el Dr. Lijuan Zhang, y ella cree que esta es un área en la que se pueden realizar grandes ahorros. Si bien no es una experta en informática, la Dra. Zhang leyó mucho sobre los sistemas ERP y encontró una definición en línea: "los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) integran información de gestión interna y externa en toda una organización". Los principales componentes del sistema ERP incluyen una base de datos central que almacena y administra la información clave de la institución. También debe incluir generadores de informes y herramientas analíticas. A partir de sus conversaciones con otros administradores en grandes organizaciones, parece que este nuevo sistema podría costar hasta $500 millones. Por lo tanto, cree que será importante involucrar a todas las personas interesadas para asegurarse de que se sientan involucradas en la decisión. Durante los últimos tres años, los gobiernos locales y nacionales han estado recortando sus gastos en educación. Los ingresos fiscales han sido más bajos y las legislaturas han estado menos dispuestas a asignar fondos o aumentar las tasas impositivas. Recientemente, la prensa ha estado informando que algunos estudiantes que no son ciudadanos están asistiendo a clases y dándose cuenta de los beneficios que normalmente reciben los que viven en la ciudad. Esto ha centrado más la atención en las políticas y procedimientos universitarios. Debido a que la universidad es una institución pública, ha establecido reglas éticas estrictas: ningún empleado puede recibir nada de valor de un posible proveedor. Dado que la universidad es una organización muy grande con más de 200.000 estudiantes, también cuenta con un personal importante para ayudarla. Esto incluye un gran Departamento de Sistemas de Información Gerencial que probablemente tomaría la iniciativa en este tipo de cambio. El Dr. Zhang entiende que implementar un nuevo sistema ERP requerirá cambios importantes en toda la institución. La universidad tiene muchas divisiones de componentes, incluida cada universidad individual y comités de disciplina entre universidades. Naturalmente, los Departamentos de Ciencias de la Computación de cada universidad querrían tener voz en cualquier decisión relacionada con el cambio de los sistemas informáticos. A continuación se presenta un organigrama sencillo. Dado que se trata de una organización universitaria, es importante tener en cuenta que el cuerpo docente disfruta de un alto nivel de independencia tanto de los presidentes de los colegios individuales como del rector de toda la universidad. Zhang descubrió a partir de su lectura que adquirir un nuevo ERP es extremadamente complejo. Especialmente importante es la formación del equipo de adquisición. Según los expertos (Verville et al., 2007), el equipo debe ser multidisciplinario. El jefe de este equipo puede elegirse dentro o fuera de la organización y debe ser un líder fuerte. Se debe seleccionar un comité directivo compuesto por personas de alto nivel del equipo de adquisición. Dos de las principales empresas que ofrecen sistemas ERP son Oracle y SAP. Suponga que es el director de marketing de la división de educación de SAP. Por supuesto, usted ve esto como un cliente potencial muy grande. La universidad no solo realizará una compra inicial muy grande, sino que continuará con una relación continua en el futuro previsible. PREGUNTAS DE ESTUDIO DE CASO 1 ¿Cómo afectará el entorno político el proceso de compra? 2 ¿Quién podría estar incluido en la unidad de toma de decisiones (DMU)? 3 ¿Quiénes serían los influenciadores, decisores, compradores, guardianes y usuarios en la DMU? 4 Describa brevemente cómo las influencias ambientales podrían entrar en juego en la decisión de comprar una universidad. 5 ¿Cómo podría evaluar la DMU a su empresa como proveedor potencial?