Pregunta: Creación del informe final El informe final del proyecto resume el rendimiento del proyecto y proporciona información útil para la mejora continua. Aunque el informe final se adaptará a su proyecto y organización, el contenido del informe final normalmente incluye los siguientes temas: resumen ejecutivo, revisión y análisis, recomendaciones, lecciones

Creación del informe final El informe final del proyecto resume el rendimiento del proyecto y proporciona información útil para la mejora continua. Aunque el informe final se adaptará a su proyecto y organización, el contenido del informe final normalmente incluye los siguientes temas: resumen ejecutivo, revisión y análisis, recomendaciones, lecciones aprendidas y apéndice.

Resumen ejecutivo Este resumen simplemente destaca los principales hallazgos y hechos relacionados con la implementación del proyecto. Por ejemplo, se cumplieron o no los objetivos del proyecto para el cliente. ¿Están las partes interesadas satisfechas de que se hayan cumplido sus intenciones estratégicas? ¿Cuál ha sido la reacción de los usuarios a la calidad de los entregables? ¿Los entregables del proyecto se utilizan según lo previsto y brindan los beneficios esperados? Se enumeran los rendimientos finales de tiempo, costo y alcance. Se anota cualquier problema importante encontrado y abordado. Se identifican las principales lecciones aprendidas.

Revisión y análisis Los datos se recopilan para registrar el historial del proyecto, el desempeño de la gestión y las lecciones aprendidas para mejorar proyectos futuros. El análisis examina en detalle las causas subyacentes de los problemas, las cuestiones y los éxitos. La sección de análisis incluye declaraciones de revisión sucintas y fácticas del proyecto, por ejemplo, la misión y los objetivos del proyecto, los procedimientos y sistemas utilizados, y los recursos organizacionales utilizados. Es común recopilar datos desde la vista organizacional y desde la vista de equipo. La oficina del proyecto o los facilitadores de cierre a menudo usan cuestionarios y encuestas para detectar problemas y eventos que deben examinarse más a fondo. Por ejemplo, “¿La cultura organizacional fue de apoyo y correcta para este tipo de proyecto? ¿Por qué? ¿Por qué no?" O, "¿Tuvo el equipo acceso adecuado a los recursos de la organización: personas, presupuesto, grupos de apoyo, equipo?" La oficina de proyectos también proporciona cronogramas de proyectos, comparaciones de costos, datos de alcance y otros datos necesarios para contar la historia del desempeño. Esta información se utiliza para crear un informe final del proyecto.

Recomendaciones Por lo general, las recomendaciones de revisión representan acciones de mejora importantes que deben llevarse a cabo. A menudo son de naturaleza técnica y se centran en soluciones a problemas que surgieron. Por ejemplo, para evitar la repetición del trabajo, el informe de un proyecto de construcción recomendó cambiar a un material de construcción más resistente. En otros casos, pueden incluir la terminación o mantenimiento de relaciones con proveedores o contratistas.

Lecciones aprendidas Quizás las lecciones aprendidas sean la contribución más valiosa del proceso de cierre. Dada la evaluación del proceso y los aportes de las reuniones de las partes interesadas, las lecciones aprendidas deben establecerse de manera sucinta y clara. Enfatice la necesidad de ayudar a otros en proyectos futuros. En la práctica, los nuevos equipos de proyecto que estudian informes de proyectos anteriores similares al proyecto que están a punto de comenzar han encontrado que los informes de revisión anteriores son muy útiles. Los miembros del equipo comentarán con frecuencia más adelante: "Las recomendaciones fueron buenas, pero la sección de 'lecciones aprendidas' realmente nos ayudó a evitar muchas trampas y facilitó la implementación de nuestro proyecto". Precisamente por esta razón, las lecciones aprendidas en forma de retrospectivas de proyectos han cobrado mayor importancia en el campo y justifican una discusión extensa al final de este capítulo. Ver Instantánea de la práctica: Lecciones aprendidas de Katrina.

Apéndice El apéndice puede incluir datos de respaldo o detalles de análisis que permitirían a otros hacer un seguimiento si así lo desearan. No debe ser un vertedero de relleno; solo se debe adjuntar información crítica pertinente.

PROYECTO: Trasladar el negocio de más rápido crecimiento de una empresa de panadería a un edificio más grande al otro lado de la ciudad. El lugar debe acomodar una cocina grande, un escaparate amplio y espacio adicional para reunirse con clientes grandes. La ubicación debe ser privilegiada para el tráfico peatonal y el estacionamiento. Hay algo de dinero disponible para remodelar para convertir una ubicación privilegiada en un espacio de trabajo apropiado. Todo el equipo debe ser movido o reemplazado con tecnología de horneado más nueva. La nueva ubicación y tecnología requerirán la capacitación de los empleados antes del día de apertura. El director del proyecto determinará los métodos de formación, los plazos y el día de apertura. El movimiento debe ser "comercializado", es decir, comunicado a los clientes actuales y potenciales de una manera que sea positiva y aumente el negocio. La mudanza debe ocurrir con una interrupción mínima del negocio y la panadería no debe cerrarse por un período de tiempo significativo.

TAREA: Crear las siguientes secciones : Resumen Ejecutivo, Revisión y Análisis, Recomendaciones y Lecciones Aprendidas.