Pregunta: Como gerente de proyecto de Plant Pals, una de sus responsabilidades es elaborar un plan de operaciones y capacitación para el nuevo servicio. La creación e implementación de este plan marca una nueva etapa del proyecto Plant Pals con su propio conjunto de objetivos y entregables. Su principal objetivo es crear prácticas sostenibles de cumplimiento y entrega

Como gerente de proyecto de Plant Pals, una de sus responsabilidades es elaborar un plan de operaciones y capacitación para el nuevo servicio. La creación e implementación de este plan marca una nueva etapa del proyecto Plant Pals con su propio conjunto de objetivos y entregables. Su principal objetivo es crear prácticas sostenibles de cumplimiento y entrega para las operaciones diarias del servicio. Implementar estos procesos es esencial para que un lanzamiento de este tamaño sea exitoso.

Para cumplir con este objetivo, su equipo creará procesos internos y procedimientos de capacitación para los equipos de soporte, para que puedan satisfacer las demandas del servicio Plant Pals. Estos procesos ayudarán a mitigar posibles pérdidas de ingresos debido a envíos tardíos y cancelaciones al garantizar una experiencia del cliente eficiente y de alta calidad. Al garantizar que Plant Pals funcione sin problemas, el plan también respalda el objetivo más amplio del proyecto de un aumento del 5 % en los ingresos de Office Green.

Calcula que se necesitarán seis meses para implementar completamente todos los protocolos, incluida la configuración de herramientas operativas, la implementación de procesos de entrega y la capacitación de los empleados. El plan de Operaciones y Capacitación debe mantenerse dentro de un presupuesto de $75,000.

Algunos de los hitos que su equipo debe alcanzar para completar este proyecto incluyen:

Cree un plan de logística y entrega de la planta para que el proceso de cumplimiento sea lo más eficiente posible. Su objetivo es entregar el 95% de los pedidos a tiempo dentro del mes posterior al lanzamiento. Las tareas incluyen comprar camiones de reparto, contratar conductores y calcular las tarifas de envío.

Configure un software de procesamiento de pedidos y gestión de la cadena de suministro para hacer que los flujos de ingresos sean más eficientes. Su equipo debe seleccionar, instalar y mantener el software para garantizar que siga funcionando correctamente. Si es así, todos los pedidos deben estar empaquetados y listos para su envío dentro de los dos días hábiles posteriores a su realización.

Mantener excelentes estándares de servicio mediante el desarrollo y lanzamiento de un programa de capacitación para empleados. Quiere formar al 90 % de los empleados antes del lanzamiento oficial del servicio. Para alcanzar este hito, su equipo necesita crear un plan de comunicaciones, preparar lecciones de capacitación y programar y realizar sesiones de capacitación.

Su primer paso es crear una carta para alinear a sus partes interesadas y trazar lo que su equipo necesita saber para crear e implementar el plan.

Paso 1: accede a la plantilla

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Enlace a la plantilla: Carta del proyecto

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Plantilla de actividad_ Carta del proyecto

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Paso 2: escribe un resumen ejecutivo

En Resumen ejecutivo , escriba de 1 a 3 oraciones que describan el propósito del proyecto y los resultados deseados.

Por ejemplo, si estuviera escribiendo un resumen ejecutivo para el proyecto Plant Pals en su conjunto, podría decir:

"Nuestro plan es crear un servicio que ofrezca a los clientes de gran volumen plantas pequeñas y de bajo mantenimiento que puedan prosperar en un entorno de oficina".

Su resumen del estatuto del plan de operaciones y capacitación debe seguir un formato similar.

Paso 3: Complete el objetivo del proyecto

En la sección Objetivo del proyecto del estatuto, registre el objetivo principal del proyecto del plan de Operaciones y Capacitación. Este objetivo debe ser más detallado y específico que su resumen ejecutivo. Utilice la información del escenario para hacer que la meta sea INTELIGENTE ( específica , mensurable , alcanzable , relevante , con límite de tiempo ).

Por ejemplo, uno de los objetivos SMART para el proyecto general Plant Pals es:

"Aumentar los ingresos en un 5% para fin de año mediante la implementación de un nuevo servicio que proporcione plantas de oficinas a los mejores clientes".

Nota: La mayoría de los proyectos tienen múltiples objetivos, pero solo necesitas uno para esta actividad.

Paso 4: Identificar los entregables del proyecto

En el cuadro Entregables , registre tres resultados esperados del proyecto. Recuerde, estos entregables pueden ser resultados tangibles o intangibles del proyecto.

Por ejemplo, un resultado tangible del proyecto general Plant Pals es "enviar 1000 plantas a 100 clientes". Un entregable intangible podría ser "un mayor conocimiento de la marca".

Paso 5: Determinar el caso de negocio para el proyecto

En la sección Caso de negocio/Antecedentes , explique el motivo del proyecto y cómo respalda el éxito general de la empresa. Elaborar un caso de negocio también le brinda a su equipo el contexto necesario para las tareas del proyecto, así que asegúrese de incluir también cualquier información general útil.

Por ejemplo, el caso de negocio para el proyecto general Plant Pals podría ser: "Este es un servicio muy solicitado por nuestros clientes y también mejorará la satisfacción y retención de los clientes".

Paso 6: Complete las áreas de beneficios y costos (opcional)

La sección Beneficios, Costos y Presupuesto ya incluye tres beneficios del proyecto, tres áreas de costos y el monto del presupuesto. Si lo desea, puede completar cualquier área de costos o beneficios adicionales del escenario. Esta sección del estatuto es opcional y no será calificada.

Para conocer los beneficios , describa lo que Office Green espera obtener del proyecto. Esto puede incluir beneficios financieros directos (por ejemplo, ingresos por ventas), así como beneficios indirectos (por ejemplo, mayor confianza del cliente). Recuerde que los beneficios deben respaldar su caso de negocio.

En cuanto a los costos , piense en cómo la finalización del proyecto podría afectar a la empresa. Considere el tiempo y los recursos además de cualquier impacto financiero.

Nota: No es necesario asignar valores monetarios a estas áreas de costos en este ejercicio. Desglosarás en detalle los costos del proyecto Plan de operaciones y capacitación de Plant Pals en el próximo curso, Planificación de proyectos: uniéndolo todo .)

Paso 7: Definir el alcance del proyecto (opcional)

La sección Alcance y Exclusión ya contiene tres áreas que están dentro del alcance y dos que están fuera del alcance del proyecto. Si desea definir más el alcance, puede completar elementos adicionales dentro y fuera del alcance. Esta sección del estatuto es opcional y no será calificada.

Nota: El estatuto también debe enumerar los miembros de su equipo de proyecto. Esta sección ha sido completada para usted.

Paso 8: Determinar cómo medir el éxito

En la sección Medición del éxito , enumere dos ejemplos de criterios de éxito que puedan ayudarle a determinar cuándo el proyecto ha alcanzado su objetivo. Puede utilizar criterios del escenario o determinar otras formas de medir el éxito del proyecto. Recuerde que los criterios de éxito deben ser específicos y mensurables.

Por ejemplo, los criterios de éxito para Plant Pals en su conjunto podrían incluir “un aumento del 5 % en los ingresos para fin de año” o “un aumento del 5 % en la satisfacción del cliente (del 90 % al 95 %) tres meses después del lanzamiento”. Ambos criterios incluyen métricas que facilitan saber cuándo el proyecto ha alcanzado sus objetivos.