Pregunta: Caso práctico n.º 1: Centro de investigación médica sin fines de lucro Usted es Alexis, el director de asuntos externos de un centro nacional de investigación médica sin fines de lucro que investiga enfermedades relacionadas con el envejecimiento. El trabajo del centro depende de la financiación de múltiples fuentes, incluido el público en general,

Caso práctico n.º 1: Centro de investigación médica sin fines de lucro

Usted es Alexis, el director de asuntos externos de un centro nacional de investigación médica sin fines de lucro que investiga enfermedades relacionadas con el envejecimiento. El trabajo del centro depende de la financiación de múltiples fuentes, incluido el público en general, patrimonios individuales y subvenciones de corporaciones, fundaciones y el gobierno federal.

Su departamento prepara un informe anual sobre los logros y el estado financiero del centro para la junta directiva. Se trata principalmente de texto con algunos gráficos y tablas, todo en blanco y negro, con una portada sencilla. Es una lectura voluminosa y bastante aburrida. Su producción es económica, salvo el esfuerzo que supone reunir el contenido, lo que requiere tiempo para solicitar y agilizar la información a los demás departamentos del centro.

En la última reunión de la junta directiva, los miembros de la junta sugirieron que el informe anual se “ampliara” para convertirlo en un documento que pudiera usarse con fines de marketing y promoción. Quieren que el próximo informe anual se envíe por correo a las distintas partes interesadas del centro, a los donantes anteriores y a los posibles donantes futuros de alto potencial. La junta considera que un documento de este tipo es necesario para que el centro “se sitúe en la misma liga” que otras grandes organizaciones sin fines de lucro con las que cree que compite por las donaciones y los fondos. La junta considera que el informe anual podría usarse para informar a estas partes interesadas sobre los avances que está logrando el centro en sus esfuerzos de investigación y su sólida gestión fiscal para utilizar de manera eficaz los fondos y las donaciones que recibe.

Deberá elaborar un informe anual más breve, sencillo y fácil de leer que muestre los beneficios de la investigación del centro y el impacto en la vida de las personas. Incluirá fotografías de varios hospitales, clínicas y centros de atención a largo plazo que estén utilizando los resultados de la investigación del centro. También incluirá testimonios de pacientes y familias que se han beneficiado de la investigación del centro. El informe debe ser "llamativo". Debe ser multicolor, contener muchas imágenes y gráficos fáciles de entender y estar escrito en un estilo que pueda ser comprendido por el posible donante adulto promedio.

Se trata de una importante tarea para su departamento, que incluye a otros tres miembros del personal. Tendrá que subcontratar algunas de las actividades y es posible que tenga que viajar a varios centros médicos de todo el país para tomar fotografías y obtener testimonios. También tendrá que sacar a licitación el diseño, la impresión y la distribución para que varios contratistas le presenten propuestas y precios. Calcula que es necesario imprimir y enviar por correo aproximadamente 5 millones de copias.

Hoy es 1 de abril. La junta directiva le pide que asista a su próxima reunión el 15 de mayo para presentar un plan detallado, un cronograma y un presupuesto sobre cómo completará el proyecto. La junta directiva quiere que el informe anual esté "enviado por correo" antes del 15 de noviembre, para que los posibles donantes lo reciban cerca de la temporada navideña, cuando pueden estar "de humor para dar". El año fiscal del centro termina el 30 de septiembre y sus estados financieros deberían estar disponibles el 15 de octubre. Sin embargo, la información no financiera para el informe puede comenzar a recopilarse justo después de la reunión de la junta directiva del 15 de mayo.

Afortunadamente, estás tomando un curso de gestión de proyectos por las tardes en la universidad local y ves esto como una oportunidad para aplicar lo que has estado aprendiendo. Sabes que se trata de un gran proyecto y que la junta directiva tiene grandes expectativas. Quieres estar seguro de cumplir con sus expectativas y lograr que aprueben el presupuesto que necesitarás para este proyecto. Sin embargo, solo lo harán si están seguros de que tienes un plan detallado de cómo lo harás todo. Tú y tu personal tienen seis semanas para preparar un plan para presentarlo a la junta el 15 de mayo. Si se aprueba, tendrás seis meses, desde el 15 de mayo hasta el 15 de noviembre, para implementar el plan y completar el proyecto.

Su personal está formado por Grace, una especialista en marketing; Levi, un escritor y editor; y Lakysha, una asistente personal cuyo pasatiempo es la fotografía (va a la universidad a tiempo parcial por las noches para obtener un título en fotoperiodismo y ha ganado varios concursos locales de fotografía).

Preguntas:

Usted y su equipo deben preparar un plan para presentarlo a la junta directiva. Deben:

Establezca el objetivo del proyecto y haga una lista de sus suposiciones sobre el proyecto.

Desarrollar una estructura de desglose del trabajo.

Prepare una lista de las actividades específicas que deben realizarse para lograr el objetivo del proyecto.

Para cada actividad, asigna la persona que será responsable.

Cree un diagrama de red que muestre la secuencia y las relaciones dependientes de todas las actividades.