Pregunta: Caso 1: Entorno de control y actividades de control: la importancia de contratar empleados confiables Joe y Mary Gray comenzaron su multimillonaria cadena de tiendas de artículos electrónicos para el hogar y audio para automóviles en Texas a fines de la década de 1970. A mediados de 1983, su empresa había crecido a 10 tiendas en 3 estados con 500 empleados y

Caso 1: Entorno de control y actividades de control: la importancia de contratar empleados confiables Joe y Mary Gray comenzaron su multimillonaria cadena de tiendas de artículos electrónicos para el hogar y audio para automóviles en Texas a fines de la década de 1970. A mediados de 1983, su empresa había crecido a 10 tiendas en 3 estados con 500 empleados y ventas brutas de $ 30 millones. El declive de la industria petrolera a mediados de la década de 1980 llevó a la empresa a perder casi la mitad de sus empleados. Además, a medida que la gente se mudaba a estados económicamente más viables, la rotación de personal continuó aumentando. Durante este tiempo, los Gray necesitaban cubrir un puesto de controlador recientemente vacante en su oficina principal. El puesto era crucial y requería una persona que estuviera altamente motivada y con conocimiento de las operaciones. Después de entrevistar a varios candidatos, decidieron darle el puesto a Jeff Smith. Jeff no se parecía en nada al controlador anterior. Rápidamente lo etiquetaron como un "disidente" y estaba completando tareas que habían estado languideciendo durante meses. Muchos de los empleados notaron que Jeff estaba en la oficina trabajando temprano en la mañana, tarde en la noche y los fines de semana. En muchas ocasiones, Jeff se quedó en la oficina toda la noche y hasta el día siguiente. Estaba ansioso por reemplazar a las personas que no estaban en la oficina debido a enfermedades, vacaciones o viajes de negocios. Estaba mejorando la eficiencia de la oficina y los Gray estaban entusiasmados con su desempeño. A los seis meses de la llegada de Jeff, los Gray ampliaron las funciones de controlador para incluir muchas operaciones de la oficina y transfirieron estas responsabilidades a Jeff. La personalidad carismática de Jeff y su ética de trabajo motivaron a muchos en la oficina a mejorar sus hábitos y esfuerzos laborales. El consenso general fue que Jeff era una elección "inspirada" para el puesto y había provocado una renovación completa de la empresa. Aproximadamente un año después de que Jeff fuera contratado, Joe Gray notó algunas anomalías después de completar los inventarios físicos y el cierre de los libros de fin de año. Se reunió con Jeff en numerosas ocasiones para tratar de resolver las discrepancias, pero sin éxito. Jeff y Joe trabajaron en la identificación de las anomalías durante aproximadamente un mes, reuniéndose en la oficina principal un domingo por la tarde para continuar con su búsqueda. Solo Jeff y Joe estaban en la oficina ese día. Aprovecharon la mesa de reuniones extra larga de Joe para colocar todos los libros de contabilidad y diarios en la mesa como preparación para su búsqueda. Después de varias horas, Joe comenzó a avanzar por primera vez esa tarde. Jeff se disculpó para tomar un descanso para fumar mientras Joe continuaba acercándose al problema. Pasaron veinte minutos y Joe se dio cuenta de que Jeff aún no había regresado. Esperó unos minutos y luego fue a ver dónde había ido Jeff. Al no encontrarlo en ningún lugar del edificio, Joe miró afuera: el auto de Jeff había desaparecido. Joe intentó llamar a la casa de Jeff más tarde ese día, pero no hubo respuesta. Al día siguiente, Jeff no se presentó a trabajar. Joe intentó comunicarse con él nuevamente en su casa, pero se había mudado y no dejó ninguna dirección de reenvío. Resultó que Jeff tenía un largo historial de malversación de fondos de empresas: la policía y las agencias federales lo habían estado buscando durante algún tiempo. Algunas de las formas en que Jeff pudo robar más de $2 millones incluyeron: • Imprimir cheques y hacer las entradas de reversión necesarias y usar archivos de respaldo para cubrir sus huellas. • Configurarse como un proveedor con una dirección de apartado postal, con cheques enviados a esa dirección cada pocas semanas. Los montos en los cheques eran pequeños, por lo que no requerían una segunda firma. • Jeff manejó los cobros de efectivo, los desembolsos y las conciliaciones de cuentas. • Jeff pudo desviar algunos de los cheques recibidos como pagos de facturas usando el sello de aprobación de cheques de la compañía, firmando los cheques a su nombre y depositándolos en su cuenta personal. Cuando Joe se acercó demasiado a la verdad ese domingo por la tarde, Jeff se dio cuenta de que lo habían atrapado y se fue de la ciudad. Las autoridades fueron contactadas, pero Jeff se escapó una vez más haciéndose amigo de todos, teniendo un desempeño ejemplar durante el tiempo que estuvo en la compañía y ganándose la confianza de todos: era el "empleado perfecto".
Preguntas 1. ¿Cuáles fueron algunos de los factores que contribuyeron a esta situación?
2. ¿Qué controles internos podrían haber estado en marcha para evitar que esto sucediera?