Pregunta: Bill (vicepresidente sénior de desarrollo de productos): Carlos [director de proyectos], tenemos que hablar. Me preocupa la forma en que gestionamos el riesgo de los proyectos aquí en Futuronics. Acabo de llegar de una reunión internacional de "Future Mote Devices" en UC Berkeley. [Nota: un mote es una cápsula de detección inalámbrica muy pequeña [p. ej., de

Bill (vicepresidente sénior de desarrollo de productos): Carlos [director de proyectos], tenemos que hablar. Me preocupa la forma en que gestionamos el riesgo de los proyectos aquí en Futuronics. Acabo de llegar de una reunión internacional de "Future Mote Devices" en UC Berkeley. [Nota: un mote es una cápsula de detección inalámbrica muy pequeña [p. ej., de 2 a 3 mm cuadrados] que se puede colocar en tierra o en el agua para medir y comunicar datos.] Las sesiones de gestión de proyectos que recibieron más atención abordaron el riesgo en los proyectos de desarrollo de productos. . Describieron nuestra gestión del riesgo del proyecto al pie de la letra: no mantener la gestión del riesgo una vez que el proyecto se pone en marcha. Parece que alguien tiene que quemarse antes de que la gestión de riesgos se tome en serio.

Para mi sorpresa, casi todos los gerentes de proyecto admitieron que sus empresas tienen problemas para mantener el interés de los miembros del equipo en la gestión del riesgo una vez que el proyecto está en marcha. El viejo dicho, “Si no gestionas el riesgo, pagas el precio después”, generó historias de terror entre unos pocos que pagaron el precio. Pasamos algún tiempo haciendo una lluvia de ideas sobre formas de manejar el problema a nivel de proyecto, pero hubo muy pocas sugerencias concretas. La reunión me dio una llamada de atención. Carlos, tenemos que abordar las similitudes entre sus historias de terror y algunos de nuestros errores del pasado dan miedo. Dado que aquí en Futuronics solo desarrollamos nuevos productos que están al menos siete años más allá de cualquier cosa en el mercado, el nivel de "eventos de riesgo conocidos y riesgos desconocidos" es mucho más alto que en la mayoría de las otras organizaciones. La gestión del riesgo del proyecto es importante para todos los proyectos, pero aquí en Futuronics cada proyecto de producto nuevo está cargado de riesgos. Carlos, estoy dispuesto a trabajar contigo para mejorar nuestra gestión del riesgo de proyectos en Futuronics.

Carlos: Bill, soy consciente del problema. Las mesas redondas de PMI a las que asisto también hablan de la dificultad de mantener a los equipos y otras partes interesadas dispuestos a revisar el riesgo una vez que el proyecto está en marcha. [Las mesas redondas de PMI son reuniones mensuales de PM en ejercicio en todas las industrias diseñadas para abordar problemas de gestión de proyectos.] También escuché historias de guerra en una reciente reunión de mesa redonda de gestión de proyectos. Aquí tengo algunas notas de la reunión. Todo comenzó con la pregunta del líder: "¿Cuántos gerentes de proyecto realmente administran el riesgo durante el ciclo de vida completo del proyecto?"

PM 1: Todos trabajamos en el proceso de gestión de riesgos mucho antes de que comience el proyecto. Contamos con la plantilla de proceso de identificación de riesgos, evaluación, respuesta, control, registro de riesgos y contingencia al pie de la letra. Simplemente no damos seguimiento después de que comienza el proyecto. Creo que el interés muere. ¿Alguna vez ha intentado que las partes interesadas del proyecto asistan a una reunión de riesgo cuando el proyecto avanza relativamente bien?

PM 2: Un correo electrónico reciente de una de nuestras partes interesadas decía: "Nos ocuparemos de él [riesgo] cuando suceda".

PM 3: Estoy de acuerdo. El interés parece pasar de estar orientado hacia el futuro a ser reaccionario. Además, la gestión de riesgos parece degenerar en una gestión de cuestiones (inquietudes y problemas) frente a una gestión de riesgos real.

PM 4: Pregunto a los miembros del equipo: "¿Cuál es el riesgo de no gestionar el riesgo durante la vida del proyecto?" A veces, esta pregunta empuja a algunos a responder positivamente, especialmente si los riesgos han cambiado o se perciben nuevos. Utilizo un proyecto fallido en el que un sólido proceso de gestión de riesgos habría evitado el fracaso del proyecto. Explico todos los procesos de gestión de riesgos que habrían ayudado a mejorar los elementos de riesgo: identificación de riesgos, factores desencadenantes, responsabilidad, transferencia, aceptación, etc.

PM 5: El riesgo no es un elemento de línea en el presupuesto o cronograma. Tal vez esté en el presupuesto de contingencia para cubrir "incógnitas de incógnitas". Tengo que vigilar que la gerencia no trate de exprimir el presupuesto de contingencia para otra cosa.

Carlos continuó compartiendo con su jefe que hubo muchos más comentarios, pero muy pocos dieron mucha orientación. Luego, Carlos compartió su idea: Carlos: Colette es nuestra mejor capacitadora, especialmente en el manejo de la transición, y sería una excelente opción para dar seguimiento a este problema. Sus clases de capacitación sobre gestión de riesgos iniciales son excelentes. ¿Deberíamos pedirle que presente una sesión?

Bill: Tienes razón, Carlos, Collette es ideal. Es inteligente y una gran motivadora de equipos. Pregúntale, pero dale algún tipo de dirección para enfocarse.

Unos días después, Carlos envió un memorándum:

Colette, esto es para dar seguimiento a nuestra conversación del almuerzo de ayer sobre cómo mantener la gestión de riesgos después de que el proyecto esté en marcha. Dada la naturaleza de nuestra empresa futurista, debemos enfatizar el punto de que nuestros proyectos de desarrollo de productos conllevan muchos más riesgos inherentes que los proyectos tradicionales. Sugiero que las clases de capacitación profundicen en acciones y políticas concretas que fomenten el interés de los miembros del equipo y otras partes interesadas del proyecto en mantener las prácticas de gestión de riesgos durante la ejecución del proyecto.

Colette, apreciamos tu aceptación de este proyecto. Cuando haya desarrollado su sesión de capacitación, envíeme una copia para que pueda programar y apoyar sus esfuerzos.

Saludos, Carlos

DESAFÍO

Colette necesita tu ayuda para desarrollar su programa de entrenamiento. Es posible que desee considerar las preguntas que se enumeran a continuación para iniciar ideas.

• ¿Por qué las partes interesadas del proyecto pierden interés en el riesgo del proyecto después de que el proyecto está en marcha?
• ¿Cuáles son los peligros de no estar al tanto de la gestión de riesgos durante la implementación?
• ¿En qué tipo de negocio está Futuronics?

Haga una lluvia de ideas sobre acciones específicas que alentarán a las partes interesadas del proyecto a continuar escaneando y rastreando el entorno del proyecto en busca de eventos de riesgo. Sugiera tres acciones o escenarios concretos que alentarán a las partes interesadas del proyecto a cambiar su comportamiento y realmente apoyarán la gestión de riesgos mientras se implementan los proyectos. Los siguientes encabezados de esquema pueden ser útiles para desarrollar posibles acciones que mejorarían/mejorarían el apoyo de las partes interesadas.

• Mejorar el proceso de gestión de riesgos
• Acciones de la organización
• Motivando la participación