Pregunta: 1. Contexto de párrafo o amortiguador: abra con una o dos declaraciones neutrales pero significativas que no mencionen las malas noticias pero le recuerden al lector el contexto en el que está escribiendo. 2. Párrafo Motivos de las malas noticias: explique las causas o los motivos de las malas noticias antes de divulgarlas. Esto prepara al lector para las

1. Contexto de párrafo o amortiguador: abra con una o dos declaraciones neutrales pero significativas que no mencionen las malas noticias pero le recuerden al lector el contexto en el que está escribiendo.

2. Párrafo Motivos de las malas noticias: explique las causas o los motivos de las malas noticias antes de divulgarlas. Esto prepara al lector para las malas noticias.

3. Párrafo (puede estar en su propia línea o algunos escritores lo ponen al final del ^segundo párrafo) Revelar las malas noticias sin enfatizarlas. Sencillo y directo.

4. o último párrafo - cierre de buena voluntad - termine con un cierre agradable con visión de futuro que no insista en el punto ni se disculpe. Muchos escritores incluyen su información de contacto y un estímulo para ponerse en contacto con ellos si el lector tiene preguntas.

Usted es el Gerente de Servicio al Cliente en una empresa de suministro de fotografía y cámaras de buena reputación y rentable. Uno de sus mejores clientes, John Suel, le escribió una carta enojada exigiendo que reemplace su cámara de video digital porque ya no funciona correctamente. Él cree erróneamente que todavía está en garantía porque la compró dentro de un año, pero la garantía de su cámara era solo de 3 meses. No puede reemplazar su cámara, pero no quiere enojarlo y perderlo como cliente. Tienes que escribirle una carta haciéndole saber que no puedes reemplazar su cámara pero que puedes repararla. Todo lo que tiene que hacer es empaquetar cuidadosamente la cámara, enviarla al departamento de reparación para inventar el nombre y la dirección de la empresa, incluir su nombre e información de contacto, y una breve descripción del problema (por cierto, estos fragmentos de información son perfectos para viñetas). Normalmente le cobraría $120 por esto, pero debido a que es un cliente valioso, puede renunciar a esta tarifa o incluir una tarjeta de regalo para su próxima compra. Tu llamada. Siéntase libre de agregar detalles para completar la historia, pero no cambie el tema básico.

Contexto: ¿por qué le escribes? ¿A qué estás respondiendo? A los clientes les gusta saber que ha recibido su carta y que ha investigado o tomado su caso o algo por el estilo.

Razones: su garantía tiene solo por 3 meses

Malas noticias: no puedes reemplazar su cámara

Pero puedes . . . (esto puede estar en un párrafo separado después de las malas noticias)

Cierre de buena voluntad: tal vez mencione la promoción de la tarifa o parte de la tarifa o la tarjeta de regalo adjunta, así como que él es un cliente valioso.